Allgemeine Geschäftsbedingungen der Saxess Software GmbH

Stand: 27.01.2023

1. Teil: Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Anwendungsbereich

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der Saxess Software GmbH (nachfolgend „Saxess“ genannt) und dem Auftraggeber. Für den Fall, dass der Auftraggeber die nachfolgenden allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht gelten lassen will, hat er dies vorher schriftlich Saxess anzuzeigen.

§ 2 Zustandekommen von Verträgen

Preis- und Leistungsangebote der Saxess gelten nicht als Vertragsangebote, sondern als Aufforderung an den Auftraggeber, ein Vertragsangebot abzugeben. Verträge kommen erst durch die Unterschrift des Auftraggebers auf einem offiziellen Angebot von Saxess und nachfolgend durch eine schriftliche Auftragsbestätigung von Saxess zustande.

§ 3 Pflichten der Parteien

(1) Der Auftraggeber ist zur Mitwirkung verpflichtet, soweit es zur ordnungsgemäßen Erledigung der jeweiligen Vertragsleistung erforderlich ist. Er wird alle notwendigen Unterlagen, Daten und Informationen in elektronischer Form in einem zum Datenaustausch geeigneten Datenformat zur Verfügung stellen. Saxess arbeitet im Normalfall per Remotezugriff auf Kundensystemen. Ist kein Remote-Zugriff auf die Systemumgebung des Auftraggebers möglich, ist Saxess auf Verlangen mit Vorankündigung und entsprechender Vorlaufzeit ein Zugriff vor Ort, auch unter Aufsicht, zu ermöglichen und zumindest ein temporärer Arbeitsplatz mit Internetanschluss zu gewährleisten. Kommt der Auftraggeber seiner Mitwirkungspflicht nicht oder nicht im ausreichenden Maße nach, sind die Saxess dadurch entstehenden Mehraufwendungen vom Auftraggeber zu tragen und insbesondere zeitlicher Mehraufwand zu vergüten.

(2) Soweit durch die Speicherung der übergebenen Informationen datenschutzrechtliche Belange berührt werden, erteilt der Auftraggeber der Saxess hiermit die Genehmigung zur Datenspeicherung, ggf. erfolgt der ergänzende Abschuss einer Datenschutzvereinbarung. Saxess verpflichtet sich, die Daten ausschließlich zum vereinbarten Zweck zu verwenden und diese unter Verschluss aufzubewahren. Saxess verpflichtet ihre Mitarbeiter und externe Dienstleister auch über die Beendigung bestehender Vertragsverhältnisse hinaus, die erhaltenen Informationen und Daten vertraulich zu behandeln.

§ 4 Datensicherung und Virenschutz

(1) Der Auftraggeber ist verpflichtet für eine ausreichende Datensicherung (mindestens tägliches vollständiges Backup) der Server und Datenbanken zu sorgen, auf welchen Saxess tätig wird bzw. auf welchen Softwarekomponenten von Saxess betrieben werden.

(2) Die Verwaltung und Überwachung der IT-Infrastruktur des Kunden bleibt weiterhin vollständig in dessen Verantwortung. Saxess übernimmt auf bereitgestellten Servern nie Verwaltungs- und Überwachungsarbeiten auf Betriebssystemebene wie Windows-Updates, Virenschutz, Monitoring von Speicherplatz und Leistung oder ähnlichem.

§ 5 Haftung

(1) Saxess haftet, soweit dies gesetzlich zulässig ist, unbeschränkt nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind. In Fällen einfacher Fahrlässigkeit ist die Haftung von Saxess auf 5.000 Euro beschränkt. Diese Haftung ist zudem beschränkt auf vorhersehbare, vertragstypische Schäden, die unmittelbar auf das Fehlverhalten von Saxess oder eines ihrer Erfüllungsgehilfen zurückzuführen sind. Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche aufgrund von Mangelfolgeschäden verjähren in 2 Jahren ab Fertigstellung der Leistung.

(2) Saxess haftet nicht, wenn Daten aufgrund unzureichender Datensicherung durch den Auftraggeber verloren gehen. Saxess haftet ebenso nicht für Schäden, die durch höhere Gewalt entstehen. Dies sind insbesondere Unwetter oder Unfälle und daraus resultierende Ereignisse, wie z.B. Stau auf Verkehrswegen.

§ 6 Kündigung

(1) Der Auftraggeber ist zur Kündigung des Vertragsverhältnisses jederzeit berechtigt. Der bis dahin entstandene Vergütungsanspruch ist vom Auftraggeber zu begleichen. Davon unberührt bleiben separat vereinbarte Kündigungsfristen in Miet- oder Lizenzverträgen.

(2) Saxess ist zur Kündigung berechtigt, wenn der Auftraggeber seiner Mitwirkungspflicht nach angemessener Fristsetzung nicht nachkommt oder im Bereich der Saxess Umstände auftreten, die der Saxess eine Durchführung des Vertrages unmöglich machen, beispielsweise die Kündigung eines Software-Lizenzvertrages. Über solche Umstände wird Saxess den Auftraggeber unverzüglich unterrichten. Ein bis dahin entstandener Vergütungsanspruch besteht, soweit gesetzlich zulässig, weiter.

(3) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Vertragsparteien unberührt.

§ 7 Urheberschutz und Monitoring

Für die Leistungen der Saxess gelten die Vorschriften über den Schutz des geistigen Eigentums. Die Verwendung ist, soweit nicht anders vereinbart, einzig und allein beim Auftraggeber und seinen Angestellten gestattet. Jede weitere Verwendung, insbesondere die Weitergabe an Dritte, bedarf der schriftlichen Einwilligung der Saxess.

Die Software verfügt über Funktionen, welcher nur bei aktiver Internetverbindung verfügbar sind. Diese dienen der Lizenzierung bei Installation und der laufenden Fehlerüberwachung.

§ 8 Gerichtsstand

Es wird ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland vereinbart. Erfüllungsort und Gerichtsstand der beiden Parteien ist Leipzig.

§ 9 Salvatorische Klausel

Sofern einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sind, werden die übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die unwirksamen Bestimmungen werden durch interessengerechte Regelungen ersetzt.

2. Teil: Bedingungen für Softwareinstallation und Wartung

§ 1 Softwareinstallation

(1) Durch einen Auftrag zur Softwareinstallation beauftragt der Auftraggeber Saxess, die im jeweiligen Vertrag näher bezeichnete Software zu liefern und diese auf dem Computersystem des Auftraggebers zu installieren.

(2) Der Auftraggeber hat Anspruch auf Nachbesserung innerhalb der Gewährleistungsfrist von sechs Monaten ab Lieferung, sofern die von der Saxess durchgeführte Installation fehlerhaft ist. Eine Haftung der Saxess ist ausgeschlossen, wenn der Fehler auf unzureichenden oder falschen Informationen des Auftraggebers beruhte oder Komponenten in der Hardwareumgebung vorhanden sind, die nicht den gestellten Anforderungen der Saxess entsprechen.

(3) Nach der Installation der Software prüft Saxess die Lauffähigkeit der Software und übergibt diese an den Auftraggeber. Als erfolgreiche Übergabe gilt die Bekanntgabe des Weges des Softwarezugangs (in der Regel eine URL in der Form http://Server) und einem erfolgreichen Login des Auftraggebers.

§ 2 Wartungsverträge

(1) Im Rahmen eines Wartungsvertrages verpflichtet sich Saxess, regelmäßig Updates und Korrekturen für die vom Auftraggeber erworbene Software bereitzustellen. Der Auftraggeber zahlt hierfür eine monatliche oder jährliche Pauschale. Wartungsverträge umfassen keinen kundenseitigen Anspruch auf die Beseitigung von Fehlern. Saxess wird Fehler und Anpassungen an der Software nach eigenem Ermessen und eigener Priorisierung mit Blick auf die Gesamtheit des Saxess Kundenbestandes vornehmen.

(2) Im Einzelnen sind folgende Leistungen im Rahmen eines Wartungsvertrages enthalten:

Kostenloser Bezug von Updates der Software. Saxess unterscheidet nicht zwischen Updates und Upgrades, die Bereitstellung umfasst somit alle Weiterentwicklungen der Standardversion der Software und

• Kostenloser Hotline-Service per Telefon und E-Mail zur Unterstützung bei technischen Problemen
• Supportzeiten montags bis freitags von 9.00 bis 17.00 Uhr, ausgenommen Feiertage in Sachsen
• Eine durchschnittliche Reaktionszeit von 16 Stunden
• Eine durchschnittliche Diagnosezeit von 32 Stunden

Aufgrund vielfältiger kundenspezifischer Anpassungen ist die Installation von Updates nicht Teil des allgemeinen Wartungsvertrags, sondern erfolgt gegen gesonderte Vergütung.

Sie kann von geschulten Kunden selbst durchgeführt werden oder muss separat beauftragt werden.

(3) Ein Softwarepflegevertrag hat, sofern nicht anders vereinbart, eine Mindestlaufzeit von einem Jahr und kann nach Ablauf dieses Jahres mit einer Frist von drei Monaten zum Vertragsjahresende gekündigt werden. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wird der Softwarewartungsvertrag nicht fristgerecht gekündigt, verlängert er sich stillschweigend um weitere zwölf Monate.

(4) Saxess ist zur Rechnungslegung für zwölf Monate im Voraus berechtigt. Zudem behält sich Saxess das Recht vor, die Wartungspauschalen nach dem Ablauf des ersten Vertragsjahres zu erhöhen. Als Orientierung für die Erhöhung dient der Preisindex für IT-Dienstleistungen des statistischen Bundesamtes.

§ 3 Umgang mit Softwarefehlern

Der Kunde ist verpflichtet, auftretende Fehler in reproduzierbarer Form mit einer genauen schriftlichen Schilderung des Fehlers und seiner Auswirkungen zu melden. Saxess wird dem Kunden nach Eingang der Fehlermeldung die voraussichtliche Dauer der Fehlerbeseitigung nennen.

Je nach Art des Fehlers erfolgt seine Beseitigung nach der Entscheidung der Saxess durch: 

• mündliche Anweisung zur Fehlerbeseitigung oder Fehlervermeidung oder Anweisung zur Verminderung der Auswirkungen des Fehlers
• Lieferung einer neuen Softwareversion außerhalb der Releases von allgemeinen Software-Updates

Falls der Fehler die Nutzung der Software nur unwesentlich beeinträchtigt, ist Saxess berechtigt, den Kunden bis zur Erstellung einer neuen, den fraglichen Teil behebenden Softwareversion auf Übergangslösungen zu verweisen.

Saxess nutzt für die Bereitstellung der Daten aus Vorsystemen (z.B. DATEV) Schnittstellen, Programmbibliotheken und Services, welche die Hersteller dieser Software bereitstellen. Saxess besitzt kein Vertragsverhältnis mit diesen Herstellern und kann daher Änderungen von deren Seite nicht beeinflussen. Saxess wird bei technischen Änderungen der Vorsysteme die Software unverzüglich anpassen, soweit dies technisch möglich ist. Sollten Hersteller von Vorsystemen den Zugriff auf die Datenbestände an besondere Lizenzen binden, muss deren Nutzung vertraglich geregelt werden bzw. müssen diese Systemvoraussetzung werden. Diese Anpassungen an Änderungen von Vorsystemen stellen generell keinen Fehler dar, sondern erfordern ein Softwareupdate.

§ 4 Eigentumsvorbehalt

(1) Saxess behält sich das Eigentum an der bei einem Auftraggeber installierten Software bis zur vollständigen Bezahlung sämtlicher zum Zeitpunkt der Lieferung bestehender oder später entstehender Forderungen aus diesem Vertragsverhältnis vor.

§ 5 Schulungs- und Beratungsverträge

(1) Soweit einzelvertraglich nichts anderes vereinbart wurde, sind die Schulungs- und Beraterverträge der Saxess als Dienstverträge nach § 611 BGB zu bewerten. Der Berater der Saxess weist den Auftraggeber oder einen von ihm festgelegten Mitarbeiter in die Funktionalität der durch Saxess installierten Programme ein. Er gibt Empfehlungen und Informationen im Hinblick auf die korrekte Nutzung dieser Produkte, die es den Mitarbeitern des Auftraggebers ermöglichen, die grundlegenden Funktionalitäten der Software kennenzulernen. Im Rahmen der Beratungstätigkeit unterstützt Saxess den Auftraggeber bei der Lösung individueller Probleme, wobei Saxess keine Garantie dafür übernimmt, eine Lösung zu finden.

3. Teil: Bestimmungen für Beratungs- und Anpassungsleistungen

§ 1 Individuelle Softwareentwicklung und Konfiguration

Auf Basis der von Saxess bereitgestellten Standardsoftware OCT können Lösungen entwickelt werden, welche tiefgreifend mit anderen Softwaresystemen verbunden sind, insbesondere

• Daten aus anderen Systemen laden
• Daten in andere Systeme schreiben
• Daten in andere Speicherorte transportieren
• Externe Daten in OCT speichern, verarbeiten, anreichern

Die Gesamtzeit der dafür konfigurierten Prozesse, Verarbeitungsregeln und Kontrollmechanismen wird nachfolgend als „Customizing Pakete“ bezeichnet.

§ 2 Entwicklung von Customizing Paketen

Customizing Pakete werde gemäß Kundenauftrag und Projektplan entwickelt. Im Projektplan getroffene Zusagen zur Machbarkeit orientieren sich immer am aktuellen Wissenstand und können nicht garantiert werden. Die Entwicklung erfolgt grundsätzlich in Form eines Dienstvertrags, mit Abrechnung nach tatsächlichem Zeitaufwand. In der Regel erfolgt eine monatliche Abrechnung der Leistungen.

§ 3 Wartung von Customizing Paketen

Da ein Customizing Paket von Saxess unabhängige Systeme, Komponenten und Infrastruktur inkludiert, besitzt es Abhängigkeiten zu diesen. Saxess kann daher nicht die Lauffähigkeit von Customizing Paketen nach Änderungen externer Systeme garantieren. Ein Customizing Paket benötigt somit zusätzliche Wartungsarbeiten, um an diese Änderungen angepasst zu werden. Diese sind nicht im Wartungsvertrag für die Software enthalten, sondern werden immer gesondert nach Zeitaufwand berechnet.

§ 4 Update der Software in Verbindung mit Customizing Paketen

Ein Customizing Paket wird immer für einen bestimmten OCT-Versionsstand entwickelt. Da auch OCT fortlaufend weiterentwickelt wird, ist eine regelmäßige (mindestens aller zwei Jahre) Aktualisierung von OCT erforderlich, um dem aktuellen Stand der Technik zu entsprechen. Auch ein solches Update erfordert eine Anpassung der Customizing Pakete mit gesonderter Berechnung.

4. Teil: Bestimmungen für Mietverträge

§ 1 Grundlagen

Der Kunde kann von Saxess Software mieten. Die Bereitstellung kann sowohl durch Saxess in der Cloud erfolgen als per Installation in der Umgebung des Kunden.

§ 2 Updates der Software

Die Lizenzmiete umfasst auch die Bereitstellung aller Updates der Software. Im Fall der Cloud-Nutzung werden diese von Saxess installiert, im Fall der Installation in der Umgebung des Kunden kann der Kunde über die Installation des Updates entscheiden, die Umsetzung erfolgt wie unter 2.§2 beschrieben.

§3 Vertragsbeendigung

Mit Ablauf des Mietvertrags ist der Kunde verpflichtet, die Software aus seiner Umgebung per Deinstallation zu entfernen.

5. Teil: Bestimmungen für das Cloudhosting

§ 1 Gegenstand

Durch Saxess wird für den Kunden Software und andere Ressourcen in der Cloud bereitgestellt. Der Kunde kann diese über seinen Internetzugang nutzen.

§ 2 Verfügbarkeit

Saxess sichert eine Verfügbarkeit von 98% für Cloudressourcen zu. Diese Zusicherung gilt für normale Betriebsbedingungen. Die Verfügbarkeit kann sich reduzieren, falls außerordentliche externe Faktoren den Betrieb beeinträchtigen – beispielsweise Stromausfälle, Kriegs – oder Krisenzustände bzw. außerordentliche Wetterzustände.

§ 3 Sicherheit

Saxess betreibt keine eigenen Cloud-Rechenzentren, sondern nutzt hierfür ausschließlich zertifizierte Ressourcen von Drittanbietern, in der Regel von Microsoft. Alle Ressourcen werden mit Serverstandort Westeuropa bereitgestellt. Standardmäßig gelten für Ressourcen folgende Rahmenparameter

• Lokal redundante Speicherung
• 7 Tage Point-in-Time Restore für Datenbanken

Der Kunde ist verpflichtet, alle ihm bereitgestellten Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht Dritten zugänglich zu machen. Sollte der Kunde den Verlust von Zugangsdaten feststellen, ist unverzüglich Saxess hierüber zu informieren.

§ 4 Leistungsverhalten

Die von Saxess bereitgestellten Ressourcen werden über verschiedene technische Parameter skaliert und Kunden zugewiesen. Die für einen Kunden effektiv bereitgestellte Leistung kann schwanken in Abhängigkeit der Gesamtauslastung der Ressourcen. Ein angemessenes Mindestleistungsniveau pro Kunde wird sichergestellt.

§ 5 Gespeicherte Inhalte

Die von Saxess bereitgestellten Ressourcen geben dem Kunden die Möglichkeit, beliebige Datenbestände in der Cloud zu speichern. Der Kunde verpflichtet sich, keine rechtswidrigen Inhalte zu speichern. Sofern der Kunde personenbezogene Daten in der Cloud speichert, verantwortet er selbst die notwendigen Vertraulichkeitsregeln und gesetzlichen Schutzvorschriften (Einräumung des Zugangs nur für einen berechtigten Personenkreis etc.). Saxess nimmt keinen Einblick in die Daten, solange Saxess nicht vom Kunden im Rahmen von Support und Consulting dazu beauftragt wird.