Wechselkonten sind für Controller oft eine unangenehme, weil inkonstante Komponente der jährlichen oder sogar quartalsweisen Berichterstattung. Besonders aufwendig und fehleranfällig wird das ganze Unterfangen, wenn eine große Anzahl von Wechselkonten mit im Spiel ist. Hier zeigen wir Ihnen eine Möglichkeit, wie Wechselkonten ganz automatisch immer der richtigen Bilanzseite zugeordnet werden können.

Wechselkonten sind im wahrsten Sinne des Wortes sprunghaft, denn je nach Saldo tauchen sie bei einem Soll-Wert auf der Aktiv-Seite und bei einem Haben- Wert auf der Passiv-Seite auf. Unberechenbar sind sie aber nur im übertragenen Sinne, denn alle Einzelbuchungen lassen sich oft einfach zusammenrechnen und manuell der richtigen Bilanzseite zuordnen. Soweit vielleicht kein großes Problem.

Rechenbeispiel: Manuelle Berechnung und Zuordnung von Wechselkonten kann bis zu einem Monat pro Jahr an Aufwand kosten

Doch wenn es sich um eine Quartalsberichterstattung und vielleicht 50 Wechselkonten handelt, dann kommen bei der manuellen Berechnung mit einer Arbeitszeit von 30 Minuten mehr als 3 Arbeitstage pro Quartal und mehr als 12 Arbeitstage im Jahr zusammen. Dauert der manuelle Vorgang länger ist man schnell bei einer Woche pro Quartal und einem Monat pro Jahr.

Wird jetzt noch die Fehleranfälligkeit mit einbezogen, die entsteht, wenn Salden manuell aus dem ERP-System exportiert, in Excel zusammengerechnet und dann in der Bilanz vermerkt werden, dann wünscht man sich sicher einen einfacheren Weg. Nicht nur die Anzahl der Wechselkonten bringt dabei den Controller ins Schwitzen, sondern in einer Konzernstruktur sicherlich auch die unterschiedlichen ERP-Systeme der Tochtergesellschaften und das stufenweise Aggregieren der Werte. Genug der Probleme, kommen wir zur Lösung.

Finanzdaten automatisiert aus ERP-Systemen extrahieren – Salden von Wechselkonten automatisiert berechnen und bilanziell richtig zuordnen

Um die benötigten Finanzdaten aus nur einem oder vielen unterschiedlichen ERP- oder FiBu-Systemen zu extrahieren und für weitere Auswertungen oder Weiterverarbeitungen zentral und einheitlich in einem Data Warehouse zu speichern, bietet sich der Einsatz einer Integrationslösung wie den SX Integrator an. Damit werden, wie in unserem Fall, alle Einzelbuchungen der entsprechenden Konten herausgefiltert. Mit dem Wechselkonten-Modul können danach automatisch die Salden aller Wechselkonten berechnet und entsprechend der Soll- oder Haben-Salden der richtigen Bilanz-Seite zugeordnet werden. Im SX Integrator Data Warehouse Cockpit finden Sie neben tagesaktuellen Auswertungen und Statistiken auch eine stets aktuelle Bilanz mit richtig zugeordneten Wechselkonten.

Im Fall von SAP oder anderen ERP- und FiBu-Lösungen, die eine baumartige Gliederung der Bilanz unterstützen, wäre es möglich, ab einem bestimmten Knotenpunkt den Saldo für mehrere Wechselkonten auf einmal zu bestimmen und diese dann gesammelt einer Bilanz-Seite zuzuordnen. Das würde eine von der Rechenlast aufwendigere Prüfung von Einzelbuchungen überspringen und den Vorgang noch einmal beschleunigen.

Interesse an einer Demo? Wir zeigen Ihnen das Wechselkonten-Modul gerne auf Anfrage.