Planen Sie Pflegesatzverhandlungen im Jahr 2020? Wir haben uns auf dem Altenheim Managertag von der Wirtschaftsberatung Curacon auf den aktuellen Stand bringen lassen, worauf in den nächsten Verhandlungsrunden zu achten ist. Diese haben wir in drei Tipps & Tricks zusammengefasst, wo wir Ihnen erklären, wie ein gemeinsames Management Informationssystem (MIS), detailliertere Kostenkalkulationen und der Gang zu den Schiedsstellen helfen können.

„Gelassen ins Jahr 2020“ hieß das Motto des Altenheim Managertags, welcher am 18. Februar 2020 in Berlin stattfand. Doch es wurde alles andere als gelassen über zurückliegende oder bevorstehende Pflegesatzverhandlungen in 2020 diskutiert. Der von Kostenträgern meistgeäußerte Satz in den Verhandlungsrunden wäre den Teilnehmern und den Referenten von Curacon zufolge: „Sie sind die teuersten.“ Nur durch geschicktes und unerschrockenes Verhandeln auf Basis von detaillierten Zahlen zur Kostenkalkulation zum Beispiel von Overhead-Kosten, aber auch genauerer VK-Berechnungen durch Einbezug der Überstunden ließen sich Erfolge erzielen. Ebenso drückte die Entscheidung des Bundessozialgerichts (BSG) zum Thema Risikoausgleich und Gewinnzuschlag die Stimmung.

Demzufolge dürfen Schiedsstellen bei Pflegesatzverhandlungen keinen pauschalen 4-Prozent-Gewinnzuschlag für Pflegeeinrichtungen festsetzen. Also auch hier zählen die Details in den Einzelverhandlungen. Da diese Detailinformationen oft nicht belastbar vorliegen, wird auch der Gang zur Schiedsstelle gemieden. Doch noch häufiger kommt es wohl vor, dass für die Pflegesatzverhandlungen benötigten Daten von verschiedenen Abteilungen nur teilweise oder sogar falsch geliefert werden. Deshalb hier unser erster Tipp.

Weniger Stress vor Pflegesatzverhandlungen in 2020: Gemeinsames Management Informationssystem mit zentraler Datenbasis für valide Daten auf Knopfdruck & regelmäßiges Controlling

Ob bei ambulanten Pflegediensten, der stationären Altenpflege oder Komplexträgern: Die Softwarelandschaft ist aufgrund vieler Spezialsysteme von Leistungsabrechnung, Dienstplanung, Personalkostenabrechnung bis hin zur Finanzbuchhaltung bunt gefächert. Doch die wenigsten sind effizient miteinander vernetzt. Das führt im Controlling und bei der Aufbereitung der benötigten Daten für die Pflegesatzverhandlungen in 2020 immer noch zu großem manuellen Aufwand, viel Stress und auch falschen Zahlen. Ein gemeinsames Management Informationssystem (MIS) oder zumindest eine zentrale Datenbasis kann nicht nur detaillierte Zahlen bis auf Einzelposten-Ebene auf Knopfdruck liefern, sondern auch Ungereimtheiten bei der Datenerfassung oder systemseitigen Berechnungen durch systemübergreifende Querchecks aufdecken.

Ein regelmäßiges, bestenfalls monatliches Controlling von Personalauslastung, Belegungsstruktur und dementsprechend die Steuerung des Personalaufwandes wird schon durch die Einhaltung der Pflegepersonalschlüssel des PpSG immer wichtiger. Denn werden die vereinbarten personellen Mindestanforderungen unterschritten, dann droht eine Vergütungskürzung durch den Kostenträger sowie eine Rückzahlung, zum Beispiel an die Bewohner einer stationären Einrichtung. Doch auch eine drohende Personalunterschreitung kann durch einen genaueren Blick auf die Überstunden einzelner Mitarbeiter relativiert werden. Wenn gerade nach Personal gesucht wird, lohnt es sich, dies mit anzuführen. Denn dann ist die Unterschreitung nur vorübergehend. Darüber hinaus kann sich eine Erweiterung des Bezugszeitraums begünstigend auswirken.

Mit detaillierteren Kostenkalkulationen für Personal und Overhead erfolgreicher in die Pflegesatzverhandlungen in 2020

Generell kann gesagt werden: Mit mehr Details können Sie auch besser argumentieren und Ihre Forderungen in den Pflegesatzverhandlungen in 2020 untermauern.

Refinanzierung durch mehr Details bei den Personalkosten

Naturgemäß sind die Personalkosten der größte Kostenblock. Obwohl mit dem Pflegestärkungsgesetz Pflegekassen und Sozialhilfeträger die Gehälter bis zum Tarifniveau refinanzieren müssen, geschieht dies natürlich nur mit einem umfangreichen Nachweis dieser Gehaltszahlungen. Also scheuen Sie sich nicht, in Ihre VK-Berechnung neben der AN-Bruttoentgelte auch folgende Lohn-Aspekte zu berücksichtigen:

• Sonderzuwendungen
• Vergütungen für Überstunden, Bereitschaftsdienste, Wochenenddienste
• Zulagen, Zuschläge, Vermögenswirksame Leistungen
• Gesetzliche Abgaben ((Arbeitgeberanteil zu Kranken -, Renten- und Arbeitslosenversicherung)
• Aufwendungen für eine zusätzliche Altersvorsorge von Mitarbeitern und Beiträge zur Unfallversicherung
• Fortbildungskosten des Personals
• Sonstige Nebenkosten (Weihnachts –, Geburtstags oder Jubiläumsgelder, Kosten für Betriebsausflüge, u. U. Bekleidungszuschüsse, Abfindungen etc.)

Da es bei den Verhandlungsrunden weniger um das IST, sondern viel mehr um die zukünftige Refinanzierung und damit um den PLAN geht, empfiehlt es sich diese detaillierte Betrachtung der individuellen Personalkosten pro Person auch in die Personalkostenplanung einfließen zu lassen. Dies ist beispielsweise mit unserer entsprechenden OCT Solution bereits möglich.

Tarifverträge vs. individuelle Gehaltsverträge bei der Mitarbeitergewinnung

Doch die größere Sorge ist ja derzeit auf einem leergefegten Arbeitsmarkt überhaupt die benötigten Fachkräfte zu finden. Während zwar schon alle Parteien eifrig den bundesweiten Tarifvertrag für die Pflege diskutieren, sollten Sie in der Zwischenzeit vielleicht auch ein Blick über den Tellerrand riskieren. Wo mit Tariflöhnen dauerhafte Kosten fixiert sind, die auch bei geänderten, wirtschaftlichen Faktoren anfallen, können Sie mit individuellen Gehaltsverträgen flexibler und passgenau auf die Wünsche und Lebenssituation von Bewerbern reagieren. Hier wurden laut Curacon in Pflegesatzverhandlungen schon 3-4% Gehaltssteigerungen anerkannt und refinanziert. Ebenso konnten auch Bonussysteme und Belohnungssysteme für Anwerbungen von Mitarbeitern durchgesetzt werden. Es lohnt sich also, bei der Mitarbeitergewinnung auch in Sachen Personalverträge etwas kreativer zu werden und damit am Markt zu überzeugen.

Sachkosten nur im externen Vergleich refinanziert – Overheadkosten aufschlüsseln und einrechnen – Gewinne nur noch über Gewinnzuschlag oder Risikoausgleich

Der härtere Kampf in den Pflegesatzverhandlungen 2020 wird zweifelsohne bei der Refinanzierung der Sachkosten und dem Gewinnzuschlag bzw. Risikoausgleich stattfinden. Bei ersterem gibt es auch kaum Verhandlungsspielraum, denn der Zuschuss für Lebensmittelkosten, Kosten im pflegerisch- medizinischen Bereich oder Energiekosten bleibt trotz Erhöhungen auf Leistungsträgerseite immer gleich. Versuche, da Überzeugungsarbeit zu leisten, enden höchstens in einem externen Vergleich mit anderen, regionalen Einrichtungen. Dieser ist aber nicht immer vorteilhaft, weil oft willkürlich. Hier werden z.B. unterschiedlich große Einrichtungen verglichen und auch immer nur verhandelte Kosten, niemals tatsächliche Kosten.

Die einzige Chance besteht hier, in der konkreten Forderung an die Kostenträger am Verhandlungstisch offen zu legen, welche Vergleichswerte von welchen Einrichtungen herangezogen werden. Denn auch da haben die Kostenträger nicht immer Beispiele oder eine verlässliche Datenbasis parat. Ein weiterer Weg wäre, die Overhead-Kosten in einer Umlagenrechnung genau auf verschiedene Kostenstellen aufzuschlüsseln und einzurechnen. Im Sinne eines kontrollierten Sachkostenmanagements und einer dementsprechenden, realitätsnahen Sachkostenplanung empfiehlt sich als Ergänzung auch ein dediziertes Vertragsmanagement, um erhöhte Kosten vorherzusehen und ggf. auch in den Pflegesatzverhandlungen nachzuweisen.

Bleibt als letzter Verhandlungsspielraum für die Pflegesatzverhandlungen in 2020 noch der Risikozuschlag. Hier können z.B. finanzielle Mehrbelastungen für Leasingkräfte angesetzt werden, die mit bis zu 1,5-fachen Bruttopersonalkosten zu Buche schlagen. Gerade in Zeiten von steigenden einrichtungseinheitlichen Anteilen auf Bewohnerseite durch fehlende Refinanzierung der tatsächlichen Sachkosten auf Kostenträgerseite, lohnt sich eine regelmäßige Auswertung der eigenen offenen Posten in der Finanzbuchhaltung und damit eine Berechnung des Forderungsausfalls über gewisse Perioden, der im Risikozuschlag mit angerechnet werden kann.

Pflegesatzverhandlungen in 2020: Bei Blockadehaltung die Schiedsstellen anrufen und mehr Präzedenzfälle schaffen

Als dritter und letzter Tipp ließ sich auf dem Altenheim Managertag von den Curacon-Referenten nur mitnehmen: Bei Blockadehaltung der Kostenträger – keine Angst, die Schiedsstellen anzurufen. Denn das schafft die nötigen Präzedenzfälle, die die weitere Gesetzgebung entscheidend beeinflussen können. Nur so kann deutlich gemacht werden, wo die bisherige Refinanzierung der Pflege Nachbesserungsbedarf hat. Ebenso wäre es hilfreich, sich in der Region mit anderen Einrichtungen besser zu vernetzen und auch vor Pflegesatzverhandlungen auszutauschen bzw. abzustimmen. Gerade bei dem bisher unverhandelbaren Sachkostenblock könnte so der externe Vergleich zugunsten der Einrichtungen entschieden werden, wenn diese einheitlich höhere Sachkosten einfordern, die der Realität entsprechen.

Obwohl die Anwesenheit einer kundigen Wirtschaftsprüfungs- oder Beratungsgesellschaft bei Pflegesatzverhandlungen ein ganz anderes Verhandlungsklima schaffen kann, ist es beim Gang zur Schiedsstelle noch wichtiger, dass die eigenen Kostenkalkulationen stimmen und nachweisbar sind. Doch um die benötigten Zahlen zusammen zu tragen, können Sie sich externe Hilfe oft sparen, indem Sie durch Standardschnittstellen wie von OCT die einheitliche Datenbasis für ihr Management Informationssystem selbst aufbauen. Dann können auch die Beratungs-Profis effizienter arbeiten. Im Angesicht von Vergütungskürzungen gilt ebenso für Ihre Unternehmensplanung: Flexibel und möglichst nah am IST. Denn bei zu großzügiger Planung drohen Rückzahlungen und ein Imageverlust bei Ihren Kunden, aber eine zu geringe Planung können Sie nach Abschluss der Pflegesatzverhandlungen in 2020 nicht mehr nachverhandeln.