Ein effizientes monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste scheitert immer noch oft an den fehlenden Schnittstellen der eingesetzten IT-Systeme für die Finanzbuchhaltung, Leistungsabrechnung und Dienstplanung. OCT schafft jetzt mit der neuen BoS&S-Schnittstelle und der neuen Geocon-Schnittstelle Abhilfe und ermöglicht eine regelmäßige Bewertung der Wirtschaftlichkeit von ambulanten Pflegediensten.

Diverse Insolvenz-Anmeldungen am Anfang des Jahres haben gezeigt: Regelmäßiges Controlling für ambulante Pflegedienste wird immer wichtiger. Teilweise, weil Fahrtzeiten immer noch nicht vom Kostenträger refinanziert werden und bei ineffizienter Tourenplanung die effektive Arbeitszeit der ambulanten Pflegekräfte schmälern.

Doch immer noch scheitert das regelmäßige Controlling an den manuellen Verwaltungsaufwänden, um die benötigten Daten aus verschiedenen IT-Systemen zusammen zu führen und für Kennzahlensysteme nutzbar zu machen. Denn Schnittstellen zwischen den Systemen sind Mangelware. OCT ändert dies mit seiner neuen BoS&S-Schnittstelle und seiner neuen Geocon-Schnittstelle – zwei beliebte Systeme für ambulante Pflegedienste.

Ganzheitliches Controlling für ambulante Pflegedienste: OCT BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle ermöglichen einfache Auswertung von Daten der Leistungsabrechnung und Dienstplanung

Ähnlich wie bei der stationären Altenhilfe sind auch bei ambulanten Pflegediensten oft unterschiedliche IT-Systeme im Einsatz, da jedes die vielfältigen Bedürfnisse der ambulanten Pflege unterschiedlich gut erfüllt. So ist für die Leistungsabrechnung oft die BoS&S Software für Pflegedienste im Einsatz, aber für die Dienstplanung dann lieber die Geocon-Software. Auch wenn z.B. die BoS&S-Software sowie Vivendi ambulant oder Medifox ambulant ebenfalls ein Modul zur Dienstplanung anbieten und damit die Daten in einem System zu finden sind, heißt das noch lange nicht, dass auch adäquate, wirtschaftliche Auswertungen bzw. kombinierte Kennzahlen von den Systemen zur Verfügung gestellt werden können.

OCT bietet also mit seiner neuen BoS&S-Schnittstelle und der neuen Geocon-Schnittstelle die Möglichkeit, alle benötigten Daten der Leistungsabrechnung und der Dienstplanung jede Nacht automatisiert zu exportieren und nach einem festen Datenmodell in einem zentralen, Hersteller unabhängigen Data Warehouse zu speichern. Die Daten können dann entweder per Webzugriff, per Excel-Cockpit oder per BI-Lösung effizient auf Knopfdruck ausgewertet werden. Dabei liefern beide Schnittstellen folgende Daten standardisiert aus:

BoS&S ambulant:

• Einrichtungsstammdaten (Nummer, Name)
• Klientenstammdaten (Nummer, Name)
• Entgeltdaten (pro Einrichtung, Leistungsart, Klienten, Leistungsträger, Bewilligungsstatus)

Geocon Dienstplan sowie BoS&S Dienstplan:

• Mitarbeiterstammdaten (Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Einstellung, Austritt, Stundensatz, Qualifikation)
• Dienstzeiten (Jahr, Monat, Aufgabenbezeichnung, Aufgabenkürzel, Dienstbezeichnung, Mitarbeiter, Konto, Betrag, Sollarbeitsstunden)
• Krankzeiten (Krankenstunden mit LFZ/ohne LFZ, Krankheitsquote pro Berufsgruppe)

Um jedoch Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des ambulanten Pflegedienstes zu treffen, müssen ebenfalls die Daten der Personalabrechnung und der Finanzbuchhaltung noch mit einbezogen werden. Die sind dann gerne in DATEV, Diamant oder Microsoft Dynamics NAV erfasst. Auch dafür bietet OCT Standardschnittstellen zu über 100 ERP- bzw. Finanzbuchhaltungssystemen.

Kombinierte Kennzahlen auf Knopfdruck für das monatliche Controlling für ambulante Pflegedienste: Durch die automatisierte Datenintegration der BoS&S-Schnittstelle und Geocon-Schnittstelle sowie ein zentrales Data Warehouse

Doch ein effizientes, monatliches Controlling für ambulante Pflegedienste benötigt nicht nur jeden Monat die aktuellen Daten in einer modellierten Datenbasis. Sondern es muss auch wissen, welche davon es wie auswerten möchte, um realistische und aussagekräftige Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung zu bilden. Aus der Erfahrung heraus können wir hier folgende Anregungen geben:

• Umsätze pro Patient & Pflegegrad
• Erlös pro Einsatz-Stunde
• Anteil der Fahrt- und Wegezeiten an den Anwesenheitszeiten aller Mitarbeiter
• Überstunden & Krankheitszeiten aller Mitarbeiter
• Höhe und Entwicklung der gemischten Hausbesuche
• Auslastung bei den Pflegesachleistungen in den Pflegegraden 2 bis 5

Wo systeminterne Auswertungen an der Software-Oberfläche oft sehr spezifisch und wenig flexibel anpassbar sind, ermöglicht der automatisierte Datenexport mithilfe der OCT BoS&S-Schnittstelle sowie der Geocon-Schnittstelle oft die flexibleren Auswertungen von mehr Daten. Da diese direkt per Lesezugriff aus der Datenbank abgezogen werden, können sie daher auch freier kombiniert werden.

Sie setzen ein anderes System in Ihrem ambulanten Pflegedienst ein und wollen die Daten für Auswertungen integrieren? Dann kontaktieren Sie uns!