Anfang April spannte die Bundesregierung den Rettungsschirm für die Pflege in Form des Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetzes. Er verspricht die volle Erstattung von Mehrausgaben und Mindererlösen schnell und bürokratiefrei. Doch Pflegeeinrichtungen müssen jetzt nicht nur schnell dieses Erstattungsbudget zusammenstellen, um ihre Liquidität zu sichern. Sondern auch die detaillierten Nachweise dafür spielen in den nächsten Entgeltverhandlungen 2020 oder 2021 eine entscheidende Rolle. Warum sie jetzt aber nicht direkt zur Excel-Liste greifen müssen, um ein flexibleres Controlling zu ermöglichen und warum Datenintegration schnell beim Erstellen des Erstattungsbudget hilft, erfahren sie hier.

Das Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetz soll als schneller Rettungsschirm für die Pflege dienen. Doch hatten die meisten Pflegeeinrichtungen Probleme zu bestimmen, was ihre Mehrausgaben und Mindererlöse im Zuge der Corona-Krise sind. Entsprechend aufwendig ist für das Controlling erst einmal die Recherche nach den IST-Daten in den entsprechenden Vorsystemen. Darunter zählen die Finanzbuchhaltung, die Personalabrechnung und die Leistungsabrechnung. Aber auch die Dienstplanung kann eine Rolle spielen. Selbst wer bereits ein ausgefeiltes Controlling- oder Planungs-Tool nutzt, kann dort vielleicht nur eingeschränkt oder umständlich Abgrenzungen und Anpassungen eingeben. Scheinbar ist Excel das Tool der Stunde, um das Erstattungsbudget für das Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetz zu erstellen. Doch es gibt Alternativen für ein flexibleres Controlling.   

Mit Datenintegration Auswertungen von Überstunden, Offene Posten sowie Leistungsabrechnungen auf Knopfdruck für eine schnellere Erstellung des Erstattungsbudgets & Nachfolgeanträge vom Rettungsschirm für die Pflege

Wenn sie schnell die relevantesten Zahlen der aktuellen Personal- und Sachkosten ohne Hantieren von Excel-Exporten aus verschiedenen Systemen zur Hand haben wollen, dann hilft ihnen eine Standardschnittstelle zum Finanzbuchhaltungssystem wie z.B. zu DATEV. So lassen sich Mehrausgaben nicht nur im Vergleich zum Referenzmonat Januar 2020 erkennen. Per Knopfdruck können sie auch einen Vorjahresvergleich auf Monatsbasis erstellen. Zu Mindererlösen rechnen sie ebenfalls schon verbuchte, aber noch offene Forderungen gegenüber Pflegebedürftiger, Krankenkassen, Pflegekassen oder Sozialhilfeträgern. Dabei lassen sich gerade Standardschnittstellen OCTs sehr schnell einrichten (z.B. innerhalb von 2 Wochen).

Wollen sie den Rettungsschirm für die Pflege vollends ausschöpfen, ist auch die Integration von Systemen für die Personalabrechnung, Leistungsabrechnung oder sogar der Dienstplanung sinnvoll. Nur so können sie im Erstattungsbudget des Covid-19 Krankenhauserstattungsgesetzes nachweislich auch die Kosten für angefallene Überstunden geltend machen. Gleiches gilt für die Nachweise, wenn für erkranktes Fachpersonal Ersatzkräfte durch z.B. Leasing für einen begrenzten Zeitraum eingestellt werden. Diese Kosten bekommen sie jetzt nämlich ebenfalls erstattet, sofern sie Covid-19 bedingt sind.

Standardschnittstellen bzw. ein zentrales Data Warehouse spielen ihre Vorteile erst richtig aus, wenn es nicht nur um die Erstellung eines Erstattungsbudgets geht, sondern auch um Nachfolge-Anträge zur Nutzung des Rettungsschirms. Diese müssen sie je nach Liquiditätsstatus kurzfristig und vielleicht auch mehrfach im Jahr anfertigen. Auch hier hilft die Datenintegration mit einem Knopfdruck.

Zusatzbuchungen, interne Verrechnungen und Erlösplanung: Detaillierte Nachweise für die Entgeltverhandlungen 2020 über die Covid-19-bedingten Mehrausgaben und Mindererlöse

Wer bereits ein gutes digitales Controlling mit Schnittstellen zu den relevanten Vorsystemen nutzt, konnte relativ schnell die Kostensteigerungen z.B. für Infektionsmittel, eventuelle Krankheitszahlen des Personals oder ein Einbruch der erwarteten Erlöse durch Aufnahmestopps erkennen. Doch die meisten Systeme können keine detaillierten Nachweise der Einzelfälle mit entsprechender Zuordnung zu Covid-19-relevanten darstellen. Darüber hinaus ist eine nachträgliche Änderung von Buchungen z.B. auf eine Covid-19-Kostenstelle auch aus rechtlicher Sicht bedenklich. Hier helfen einmal flexible Zusatzbuchungsjournale, mit denen sie einerseits Gründe für Korrekturbuchungen nachweisen. Andererseits können sie so Sachverhalte in ihren Auswertungen erfassen, die noch nicht gebucht sind. Dazu zählen z.B. auch geplante Erlöse oder nur Aufnahmegespräche, die wegen des Covid-19-bedingten Aufnahmestopps nicht realisiert werden konnten. Doch bevor sie dafür Excel-Listen wälzen, erfasst eine datenbankbasierten Lösung wie OCT diese Vorgänge genauso einfach, aber speichert die Daten zentral. Auch hier helfen Ihnen dann Auswertungen auf Knopfdruck.

Ihr Erstattungsbudget braucht auf jeden Fall handfeste Nachweise für die Entgeltverhandlung 2020. Dabei sollten sie vielleicht interne Verrechnung mit berücksichtigen. Ihnen hilft aber auch die transparente Darstellung, wenn Mitarbeiter vielleicht auf mehreren Kostenstellen tätig waren. Gerade den Bezug zu Corona-bedingten Maßnahmen können sie vielleicht in anderen Systemen nicht so ohne weiteres herstellen. Auch deshalb hilft ihnen hier eine datenbankbasierte Lösung mit Excel-naher Oberfläche. Vielleicht bietet auch eine Kostenstellenummlagerechnung im Zuge des Covid-19 Krankenhausentlastungsgesetztes das Potential noch weitere Kostenerstattungen transparent zu belegen. Das trifft z.B. auf zusätzliche Reinigungsmaßnahmen für bestimmte Bereiche zu. Aber auch an den erhöhten Betreuungsaufwand der Bewohner durch die Kontaktbeschränkungen sollten sie denken. Der ist vielleicht durch interne, aber dafür nicht vorgesehene Kräfte getätigt worden.

Den Rettungsschirm der Pflege schnell nutzen: Alternativplanungen erstellen, Liquidität genau beobachten & Nachweiskalkulationen bei Bedarf später flexibel erstellen

Wenn sie bisher schon gut aber in großen Abständen geplant haben, dann sollten sie jetzt Alternativpläne mit stärkerer Berücksichtigung von Mehrkosten und Mindereinnahmen für die nächsten Monate erstellen. Diese Alternativpläne können natürlich ganz anders strukturiert sein als die Originalplanung. Sie sollten aber trotzdem damit verknüpft sein. OCT dient hier als gutes Ergänzungstool für z.B. den Corporate Planner. Als Ersatz für die frei gestaltbare aber wenig integrierte Excel-Tabelle ermöglicht DataFactory die einfache und flexiblere Erfassung von Alternativplanungen. Aber sie ermöglicht auch nachträgliche, detaillierte Nachweise für bestimmte Covid-19-relevante Buchungsvorgänge, die dann auch einfach in die Hauptplanung im Corporate Planner integriert werden können.  

Auch die Liquidität sollten sie beim derzeitigen Fahren auf Sicht im Blick behalten. Denn nur so können sie rechtzeitig Nachfolgeanträge aus dem Rettungsschirm für die Pflege einreichen. Dafür ist Corporate Planner Cash sehr gut geeignet. Dies wird auch von unserer Datenintegration der Offenen Posten aus dem Finanzbuchhaltungssystem entsprechend ergänzt. Im Rahmen der Innitiative „Solidarität im Mittelstand“ bieten wir beides sogar kostenfrei an.