Kostenstellenumlagen dienen einer realitätsnäheren Betrachtung der Umlage von Gemeinkosten. Mit der neuen OCT Solution „Kostenstellenumlage“ sparen Sie jetzt mehr Zeit durch flexible Umlagen für IST- Und Plan-Werte sowie automatisierter Berechnung.

Generell sollten Kostenstellenumlagen für Ist- und Plan-Werte einheitlich erfolgen. Doch das ist oft nicht so leicht, da ERP-Systeme zwar oft sehr umfangreiche Umlagefunktionen mitbringen, diese aber nicht auch einfach auf die Plandaten anzuwenden sind. Mit der neuen OCT Solution „Kostenstellenumlage“ können Sie jetzt ein einheitliches, konsistentes Umlagesystem über Ist- und Plan-Daten hinweg fahren. Das ist umso wichtiger, wenn über Umlageschlüssel oft mehr diskutiert wird als über die Ergebnisse selbst.

Automatisierte Kostenstellenumlagen mit den Umlagevarianten Kontenumlage und Ergebnisumlage

Um in einer Kostenstellenumlage die gewünschte Verteilung von einer Kostenstelle auf andere Kostenstellen zu erreichen, wird klassischerweise eine Hilfskostenstelle geleert und per Verteilungsschlüssel produktiveren Kostenstellen zugeschlagen. Als Ergebnis der Kostenstellenumlagen werden die Umlagebuchungen als neue Zeilen im Buchungsjournal sichtbar. Um einen korrekten Plan-Ist-Vergleich zu ermöglichen, sollten die Umlagen für Ist- und Plan-Werte identisch erfolgen. Die neue OCT Solution „Kostenstellenumlage“ berücksichtigt bei der automatischen Berechnung folgende Prämissen:

• die Verteilung erfolgt monatsgenau
• pro Monat kann eine andere Schlüsselgröße gewählt werden
• die Schlüsselwerte können pro Monat angepasst werden
• die Berechnung kann nach mehreren Datenebenen differenziert erfolgen

Dabei werden Hilfskostenstellen stufenweise bis auf Null entlastet, d.h. es gibt kein Restbehalt durch Eigenverbrauch. Eine bereits entlastete Hilfskostenstelle wird in einer Folgestufe nicht noch einmal belastet. Die Lösung unterstützt die folgenden 3 Umlagevarianten:

• Ergebnisumlage, d.h. das Ergebnis der Hilfskostenstelle wird als Summe und als eine Buchung auf die Zielkostenstellen verteilt, sodass die empfangende Kostenstelle nur einen Buchungsbetrag pro Umlagekostenstelle sieht. Diese Variante eignet sich gut, wenn die abgebende Kostenstelle wenig Details über ihre Kosten im Detail den Empfängern verraten will.

• Kontenumlage mit einheitlichem Schlüssel, d.h. jedes einzelne Sachkonto der Hilfskostenstelle wird nach einheitlichem Schlüssel verteilt und pro Kostenart an die Zielkostenstelle verbucht. Dies ist ein gutes Verfahren um viel Transparenz herzustellen, denn auf der empfangenden Kostenstelle werden die Ursprungskosten auf der gleichen Kostenart weitergegeben.

• Kontenumlage mit differenziertem Schlüssel, d.h. jedes einzelne Sachkonto der Hilfskostenstelle kann nach verschiedenen Schlüsseltabellen pro abgebender Kostenstelle und Kostenart verteilt und pro Kostenart an die Zielkostenstelle verbucht. Z.B. kann die Hauptkostenstelle ,,Verwaltung“ die Telefonkosten nach Köpfen umlegen, aber die Raumkosten nach Quadratmeter.

Mehr Flexibilität und Schnelligkeit bei Kostenstellenumlagen durch automatisierten Daten-Import, selbst anpassbare Verteilungsschlüssel und Kostenstellen sowie direkte Auswertungen im Browser

Die neue OCT Solution „Kostenstellenumlage“ erleichtert die Kostenstellenumlagen sowohl durch seine automatisierte Datenintegration als auch durch die direkten Auswertungen im Browser. Mit OCT bietet Saxess Software Standard-Schnittstellen zu über 100 Systemen an, um die notwendigen Umlageschlüssel automatisiert aus anderen Systemen zu integrieren, d.h. die Mitarbeiterzahlen pro Kostenstelle aus Systemen der Personalabrechnung, die Quadratmeter aus einem Raumprogramm oder die gebuchten Stunden aus der Zeiterfassung.

Wollen Sie Ihre Kostenstellenumlagen beschleunigen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar und wir zeigen Ihnen die neue OCT-Lösung in einer Webdemo.