Wenn Ihr Unternehmen viele Leasingverträge unterhält, dann sollten Sie sich jetzt nach einer geeigneten Vertragsmanagement-Software umschauen oder Ihre bestehende auf den Prüfstand stellen. Denn der neu beschlossene Rechnungslegungsstandard zur Leasingbilanzierung, IFRS 16 „Leases“ fordert eine detailliertere Erfassung und Klassifizierung von Leasingverträgen bis Ende 2018, um Unternehmensabschlüsse vergleichbarer zu machen. Warum eine Leasingvertragsmanagement-Software jetzt Sinn macht und was sie können muss, erfahren Sie hier.

Gehört Ihr Unternehmen zu denen, die nach IFRS oder US-GAAP bilanzieren und zu einem Volumen von Leasingvereinbarungen von 3.3 Billionen Dollar beitragen? Dann haben Sie nach bisherigen Regelungen nur 15% davon bilanziert. Denn handelte es sich um Operating Lease-Verträge, konnten Sie deren Aufwendungen lediglich in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vermerken, aber die Vermögenswerte in der Bilanz aussparen. IFRS 16 „Leases“, der neue Rechnungslegungsstandard zur Leasingbilanzierung, sieht das nun anders. Ab 2019 bedeutet der Abschluss eines Leasingvertrages die Überlassung eines Vermögenswertes zur Nutzung durch den Leasingnehmer und dieser muss bilanziell angesetzt werden. Das bedeutet nach dem „Right-of-Use-Approach“ (RoU-Ansatz), dass alle Leasingverhältnisse detailliert aufgelistet, nach Bilanzpflichtigkeit geprüft und dann in der Bilanz aufgeführt werden müssen. Doch führen Sie überhaupt Buch, nicht nur über Ihre Leasingverträge sondern auch über Nebenkosten-, Software- oder Mietverträge? Wenn nicht, sollte das zu Ihren guten Vorsätzen für 2018 gehören. Auch eine Leasingvertragsmanagement-Software wie OCT kann hier helfen, besonders, wenn es nicht nur um das Managen von Verträgen nach IFRS 16 geht. Wir haben hier ein paar Anforderungen zusammengestellt, die Ihre Vertragsmanagement-Software unbedingt erfüllen sollte.

1. Die detaillierte Vertragsmanagement-Software: So viele Vertragsdetails, wie möglich – Eigene Anpassungen und Erweiterungen unbedingt nötig

Bei IFRS 16 geht es um viel mehr Details als bisher, da die Transparenz erhöht werden soll. Leasingverbindlichkeiten sollen daher separat in der Bilanz bzw. in einem Bilanzposten ausgewiesen werden oder alternativ im Anhang erläutert werden. Daher benötigt man eine Vertragsmanagement-Software, die mehr als nur den Vertragsnamen und die zu zahlenden Raten auflistet. Denn um die Leasingverbindlichkeiten nach Bilanzpflichtigkeit richtig zu klassifizieren, zählt jedes Detail und darunter besonders folgende:

• Stammdaten des Vertrags
• Zu zahlende Raten
• Bereits gezahlte Raten
• Variable Zahlungen
• Zinssätze
• Anreizzahlungen für den Vertragsabschluss, „lease incentives“
• Vertragslaufzeiten
• Kaufpreisoptionen
• Vereinbarte Entschädingungszahlungen
• Servicekomponenten

Gerade letztere Kriterien spielen nämlich eine Rolle bei der Neubewertung von Leasingverbindlichkeiten und dem zukünftigen Management von Leasingverträgen nach IFRS 16. Zum Beispiel ist es bei kurzfristigen Leasingverträgen (maximal 12 Monate) oder low-value-Assets (Neuwert bis zu 5.000 US$) möglich, den RoU-Ansatz nicht anzuwenden, das heißt, diese Verträge wären dann nicht bilanzpflichtig und könnten wieder zum Operating Lease bilanziert werden. Dieses Wahlrecht kann aber nicht in Anspruch genommen werden, wenn eine Kaufoption vertraglich vereinbart wurde.

Deshalb sollte es dem Benutzer der Vertragsmanagement-Software möglich sein, beliebig viele Vertragsdetails hinzufügen zu können – ohne großen Programmieraufwand. Denn auch mit Blick in die Zukunft könnten weitere, zusätzliche Details von Leasingverträgen wichtig für die Bilanzierung werden.

2. Die vielseitige, anpassbare Vertragsmanagement-Software: Unterschiedliche Templates, nicht nur für das Management von Leasingverträgen nach IFRS 16

Wenn Sie nun einmal die Anstrengungen unternehmen, um die Leasingverträge Ihres Unternehmens aufzulisten und deshalb eine Vertragsmanagement-Software ins Auge fassen oder auf den Prüfstand stellen, dann macht es sicherlich auch Sinn, sich andere Verträge vorzunehmen und besser zu managen.

Denn erfahrungsgemäß sind 60-80% der betrieblichen Gemeinkosten vertragsgebunden. Über den Daumen gepeilt hat jedes Unternehmen 10 mal so viele Verträge wie Mitarbeiter – und nicht alle davon sind dem Controlling oder der Unternehmensführung bekannt. Vielmehr kann man davon ausgehen, dass rund 20% an Einsparungspotentialen in Unternehmen verpasst wird, weil nicht mehr benötigte oder unbekannte Verträge einfach weiterlaufen.

Eine Vertragsmanagement-Software sollte deshalb verschiedene Templates für Vertragsarten mitbringen, um ein ganzheitliches Vertragsmanagement zu ermöglichen. Die einfache Anpassung der Details durch den Benutzer ist auch hier wünschenswert, denn Vertragsdetails können sich ändern und die Software sollte dem Umstand mit Flexibilität begegnen, um auch in Zukunft nützlich für das Unternehmen zu sein.

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