Im ersten Teil unserer Artikel-Reihe zum neu beschlossenen Rechnungslegungsstandard zur Leasingbilanzierung, IFRS 16 „Leases“ haben wir bereits aufgezeigt, wie wichtig der Detailierungsgrad und die Vielseitigkeit Ihrer Leasingvertragsmanagement-Software sein sollte, um Sie bei der Erfüllung der neuen Richtlinien entsprechend zu unterstützen. Hier folgen zwei weitere, wichtige Kriterien.

3. Die intelligente Leasingvertragsmanagement-Software: Von Abhängigkeiten über Erinnerungsfunktion bis zur richtigen tabellarischen Darstellung

Die detailreichste Auflistung von Leasingverträgen nützt Ihnen nichts, wenn sie nicht den Kriterien und Logiken für eine Bilanzpflichtigkeit unterworfen sind, um Ihr Leasingvertragsmanagement auch wirklich IFRS 16 konform zu machen. Neben einer Pflege der Kriterien selbst, sollten auch die Abhängigkeiten und Zuordnungen hinterlegt werden können, damit eine automatische Zuordnung der bilanzpflichtigen Leasingverträge in die tabellarische Bilanzdarstellung möglich wird. Sollte dann zum Beispiel die Vertragslaufzeit eines Leasingvertrages auf unter 12 Monate verkürzt werden, könnte automatisch die Anwendung des RoU-Ansatzes ausgesetzt und der Leasingvertrag nicht mehr in der Bilanz aufgeführt werden.

Um nicht nur das Leasingvertragsmanagement effizienter zu gestalten, sondern auch Kündigungsfristen von Miet-, Nebenkosten-, IT- und Telekommunikationsverträgen fristgerecht wahrzunehmen, wenn ein Dienst nicht mehr benötigt wird, bietet sich eine automatische Erinnerungsfunktion an. Anhand der erfassten Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen läuft die Zeitmessung ganz automatisch und hält Sie immer auf den Laufenden, wann Sie Ihre Verträge kündigen und somit unnötige Kosten vermeiden können.

Ebenso hilfreich ist die automatische tabellarische Auflistung der bilanzpflichtigen Leasingverträge in der Bilanz selbst als Unterposten oder in einem Anhang. Dann erspart man sich das einzelne, fehlerhafte Übertragen der einzelnen Positionen in das Controlling-Tool mit dem die Bilanz erstellt wird und auch kurzfristige Änderungen von Vertragsdetails werden sofort in die Auflistung übernommen, sodass der Pflegeaufwand für das Leasingvertragsmanagement geringgehalten wird. Im Anhang müssen unter anderem folgende Informationen tabellarisch aufgeführt werden:

• potentielle, künftige Mittelabflüsse (z.B. aus variablen Leasingzahlungen)
• Kündigungs- und Verlängerungsoptionen
• Restriktionen und Covenants, die in Leasingverhältnissen begründet sind
• Art der Leasingverhältnisse
• Sales-and-Lease-back-Transaktionen

4. Die performante Leasingvertragsmanagement-Software: Wo Sie mit Excel scheitern

Die wichtigste Fähigkeit, die eine Leasingvertragsmanagement-Software mitbringen sollte, wenn es um das Verwalten von Leasingverträgen nach IFRS 16 geht, ist natürlich eine Kalkulation- und Rechenfunktion. Denn nicht nur die Auflistung der Leasingverträge in der Bilanz ist für den neuen Rechnungslegungsstard wichtig, sondern natürlich auch seine monetäre Auswirkung im Hinblick auf wichtige Unternehmenskennzahlen wie EBIT und EBITDA sowie die Eigenkapitalquote. So sollen Unternehmensbilanzen zukünftig transparenter und vergleichbarer werden.

Wer bis jetzt glaubt, er wäre hier mit Excel ausreichend gut bedient, der merke nun auf. Es geht hier nicht nur um einfache Berechnungen. Gerade bei der erstmaligen Bewertung der Leasingverbindlichkeit müssen folgende Berechnungen beachtet werden:

• Höhe der Leasingverbindlichkeit entspricht dem Barwert der künftigen Leasingzahlung
• Deren Bestandteile sind die Summe aller fixen Leasingzahlungen abzüglich z.B. Anreizzahlungen für den Vertragsabschluss (auch lease incentives genannt).
• Hinzurechnung aller indexbasierten, variablen Leasingzahlungen, wobei der Indexstand zu Beginn des Leasingverhältnisses für die Bewertung ausschlaggebend ist.
• Berücksichtigung erwarteter Zahlungen, die bei Restwertgarantien zu leisten sind
• Berücksichtigung variabler Zahlungen, die aber wirtschaftlich betrachtet fixe Zahlungen darstellen
• Einbezug von Kaufpreisoptionen, sofern die Optionsausübung hinreichend sicher ist
• Einbezug von vertraglich vereinbarten Entschädigungszahlungen bei vorzeitiger Vertragsbeendigung
• Nichteinbezug von variablen Leasingzahlungen, die vom Umsatz abhängig sind (erst wenn sie anfallen)
• Ermittlung des Barwertes durch den Zinssatz
• U.v.m.

Die Menge der zu verarbeitenden Daten könnte in Excel bereits Probleme in Sachen Performance und Genauigkeit bereiten. Eine Leasingvertragsmanagement-Software, die mit einem performanten Data Warehouse im Hintergrund arbeitet, wo alle Leasingvertragsdaten standardisiert erfasst sind, könnte diese Probleme im Handumdrehen lösen.

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