Im ersten und zweiten Teil unserer Artikel-Reihe zum neu beschlossenen Rechnungslegungsstandard zur Leasingbilanzierung, IFRS 16 „Leases“ sind wir darauf eingegangen, dass sowohl hoher Detailierungsgrad und Vielseitigkeit Ihrer Vertragsverwaltungslösung als auch Automatisierungsfunktionen und Performance zur Pflicht gehören sollte, damit die neuen Richtlinien umgesetzt werden können. Zur Kür gehören nun die folgenden zwei Kriterien, denn wer will sich schon mit Pflicht zufrieden geben.

5. Die von allen nutzbare Vertragsverwaltungslösung: Abteilungen und Unternehmenstöchter weltweit bei der Erfassung von Vertragsdetails einbeziehen

Sie sehen für 2018 die große Aufgabe vor sich, mindestens alle Leasingverträge aber noch besser alle Verträge Ihres Unternehmens aufzuspüren, in eine Vertragsverwaltungslösung einzupflegen und dort besser zu managen. Doch das ist keine Aufgabe, die Sie allein bewältigen müssen. Mit der richtigen Lösung, die zudem eine webbasierte Nutzung erlaubt, wäre es genauso gut denkbar, dass Sie betroffene Abteilung in die Aufarbeitung und Verwaltung von Leasingverträgen miteinbeziehen. Denn oft wissen diese Mitarbeiter noch am Besten wie und warum ein Vertrag genau so geschlossen wurde und ob er überhaupt noch gebraucht wird. Mit der Selbstverwaltungsmöglichkeit lässt sich natürlich auch das Kostenbewusstsein und eine gewisse Controlling-Denke wecken, die Ihnen obendrein wesentlich mehr Zeit spart.

Geht es nicht mehr nur um das Einbeziehen von Abteilungen und ihren abgeschlossenen Verträgen, sondern auch um weltweite Unternehmenstöchter auf Konzernebene, dann sollte Ihre Vertragsverwaltungslösung auf jeden Fall die Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit unterstützen, damit die Dezentralisierung dieser Aufgaben nicht im Chaos endet – besonders wenn es am Ende um wichtige Bilanzdaten geht.

Eine weitere Grundvoraussetzung für die Einbeziehung anderer Abteilungen und Unternehmenstöchter in die Leasingvertragsverwaltung ist natürlich ein gutes und feingliedriges Zugriffsrechte-Management. Denn jeder soll soviel Freiheit haben, effizient an der ihn betreffenden Vertragsverwaltung mitzuarbeiten, aber natürlich nicht die Freiheit alles zu sehen und bearbeiten zu können, was nicht in seinem Arbeitsbereich liegt. Doch auch die Verwaltung von Zugriffsrechten muss einfach für Ihren IT- oder Abteilungsverantwortlichen durchzuführen sein, denn Teamzusammensetzungen ändern sich heutzutage schnell oder Mitarbeiter kündigen bzw. werden eingestellt. Da sollte es nicht mehr als ein Handgriff sein, der entsprechenden Person die benötigten Berechtigungen zur Verwaltung von bestimmten Leasingverträgen zuzuweisen.

6. Die vernetzte Vertragsverwaltungslösung: Nahtlose Integration der gesammelten Vertragsdaten in Finanzcontrolling- oder Planungs-Tools

Nun haben Sie Ihre Leasingverträge und deren Details schön in einer Vertragsverwaltungslösung zusammengetragen, vielleicht auch klassifiziert und berechnet. Aber die Werte müssen Sie immer noch per Hand in Ihre Bilanz oder einen separaten Anhang übertragen – und dabei können sich wieder Übertragungsfehler einschleichen. Und noch viel schlimmer: Richtige Szenarien, zum Beispiel welche Klassifizierung von Leasingverträgen sich wie auf Ihre Bilanz auswirkt, und daraus abzuleitende Handlungs- und Planungsmaßnahmen können Sie nicht durchführen – denn das übersteigt vielleicht den Funktionsumfang Ihrer eingesetzten Lösung oder Sie haben bereits ein anderes Tool für solche Berechnungen.

Dann stünde doch eine einfache Integrationsmöglichkeit Ihrer Vertragsverwaltungslösung ganz oben auf Ihrem Wunschzettel für 2018. Denn nur so können Sie die gesammelten Daten Ihrer Leasingverträge auch weiterverwenden – so zum Beispiel in Ihrer Unternehmensplanungs-, Konsolidierungs-, oder Business Intelligence-Lösung. Wichtig dabei ist, dass Sie nicht jede Schnittstelle einzeln und individuell bauen lassen sollten, denn das ist oft teuer und wartungsintensiv. Doch für diese häufig gestellten Anforderungen gibt es bereits Standardschnittstellen. Die einzige Voraussetzung dafür sollte eine Vertragsverwaltungslösung sein, die entweder einen leichten Zugang zu Ihren Daten anbietet z.B. durch ein offenes Datenmodell oder die gesammelten Leasingvertragsdaten in einem zentralen Data Warehouse speichert, welches von der Schnittstelle einfach angezapft werden kann.