Die neue IFRS 16 Leasing Software von Saxess Software feierte gestern Premiere auf dem diesjährigen NBIS 2019 von Corporate Planning. Von unserem Kunden GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG wurde die Bilanzierung von IFRS 16 Mietverträgen nach dem neuen Standard in OCT abgebildet und in einem Vortrag vorgestellt.

IFRS 16 Leasing Software ist zwar eher ein Randgruppen-Thema, doch mit großem Gesprächsbedarf. Dies war am moderat gefüllten Raum für den einzigen themenbezogenen Vortrag auf der diesjährigen NBIS der Corporate Planning AG zu erkennen. Denn diese Randgruppe verfolgte den Vortrag von Birgit Martin, Bereichsleiterin Controlling/IT/Organisation/Risikomanagement bei der GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG mit großer Spannung. Denn es wurde eine IFRS 16 Leasing Software von Saxess Software präsentiert, die IFRS 16 Mietverträge abbilden kann.

In SAP zu kompliziert: GWG auf der Suche nach einer integrierten IFRS 16 Leasing Software zum Management von IFRS 16 Mietverträgen

Nach einer kurzen Einführung was der neue Bilanzierungsstandard IFRS 16 Leases im allgemeinen für das Leasingvertragsmanagement bedeutet, machte Birgit Martin auch deutlich, welche besonderen Anforderungen die GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG an ihre IFRS 16 Leasing Software hatte. Darunter zählen neben Verträgen von Erbbaurechten mit langen Laufzeiten auch die Verträge für die Anmietung von eigenen Büros, also ohne Weitervermietung, sowie die Verträge für die Anmietung von Wohnimmobilien mit Weitervermietung. Die GWG suchte also ein IFRS 16-Tool, das sowohl IFRS 16 Mietverträge aber auch andere Leasingverträge:

• In Leasing/Kein Leasing unterscheiden kann
• Leasingverträge in Bilanzierung/Keine Bilanzierung unterscheiden kann
• Bei der Berechnung die Aufteilung der Rate (Finanzdienstleistung, Zinsen,
  Betriebskosten …) berücksichtigen kann
• Die Berechnung des zu bilanzierenden Right-of-Use und der Verbindlichkeiten über die gesamte Vertragslaufzeit vornehmen kann.

Im bereits eingesetzten SAP-Modul RE-FX gestaltete sich das Management dieser komplexen IFRS 16 Mietverträge als etwas komplizierter. Trotzdem wollte die GWG die bereits in SAP gepflegten Leasingvertragsdaten auch nicht noch einmal doppelt in die neue IFRS 16 Leasing Software eintragen, sondern setzte auf einen automatisierten Austausch der Daten zwischen beiden Systemen.

Über IFRS 16 Mietverträge hinaus: IFRS 16 Leasing Software von Saxess Software ist bedienungsfreundlich, integriert, genau angepasst und vielseitig einsetzbar

Trotz wenig IFRS 16 Know-How aber guter Verbindung zur BDO Wirtschaftsprüfungsgesellschaft entschied sich die GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG für eine Zusammenarbeit mit der Saxess Software GmbH. Denn nicht nur das Integrations-Know-how des Anbieters und die komfortablere Bedienung der Excel-nahen aber datenbankbasierten Lösung OCT überzeugte. Sondern vor allem die Flexibilität des Tools, die aus OCT sowohl eine an die Ansprüche der GWG angepasste und maßgeschneiderte IFRS 16 Leasing Software machen konnte, als auch perspektivisch gesehen eine Lösung zur normalen Vertragsverwaltung für eine genauere Sachkostenplanung oder zu einem Tool für die Personalkostenplanung machen kann.

So bildet OCT als IFRS 16-Tool für jeden einzelnen Leasingvertrag einmal einen Finanzstrom aus SAP ab, in dem die Leasingsvertragsstammdaten aus SAP automatisiert importiert werden. Dieser wird sowohl durch einen manuell anpassbaren Finanzstrom als auch durch diverse Möglichkeiten der Absplittung ergänzt. Alle zusammen bilden dann den IFRS 16 Bilanzstrom.

Entscheidungen gemäß des erarbeiteten Entscheidungsbaumes werden in der Software dokumentiert.

Das gleiche Prozedere kann in einem separaten Bereich auch für Verträge angewendet werden, die nicht in SAP angelegt sind und manuell in OCT eingepflegt werden. Dadurch wird es möglich auch fiktive Verträge durchzurechnen und deren Bilanzauswirkung für Planperioden zu zeigen. Als Ergebnis liefert die IFRS 16 Leasing Software von Saxess Software ein exportiertes Buchungsjournal mit IFRS 16 Buchungssätzen, welches dann als Zahlungsstrom der Bestandsverträge als Summenbuchung wieder in SAP importiert wird. So können auch Änderungen von Vertragsdetails (z.B. systemseitig rückwirkende Ausübung einer Option, welche vorher mündlich vereinbart wurde) berücksichtigt werden, indem die in der Historie berechneten Werte ebenfalls geändert werden.