Investitionsplanung ist mit den anstehenden Budgetplanungsrunden zum Jahresende wieder ein Thema für viele Unternehmen. Doch bloß mit der Top-Down-Planung von Investitionen oder dem dezentralen Einsammeln von Investitionsanträgen aus einzelnen Abteilungen ist es oft nicht getan. Investitionscontrolling ist mindestens genauso wichtig, um ein Unternehmen effizient zu steuern.

Planungen sind meist gute oder schlechte Vorsätze, die mal mehr oder weniger mit der Realität korrelieren. Das bemerken Unternehmen auch oft bei dem Thema Investitionsplanung – wenn Sie sich dazu überhaupt durchgerungen haben. Denn oft scheuen sich viele Unternehmen, Investitionen überhaupt zu planen und investieren eher bei Bedarf oder wenn die Kapitaldecke ausreichend ist. Doch von Unternehmenssteuerung kann da kaum die Rede sein. Obwohl es realitätsnaher wäre, schrecken viele Unternehmen vielleicht auch vor dem Aufwand zurück Investitionsanträge dezentral aus den Abteilungen einzusammeln. Dies erfordert nicht nur das Zusammenfügen vieler Excel-Listen, sondern zieht auch einen Wunsch nach Transparenz nach sich, was denn aus den Investitionsanträgen geworden ist. Top-Down-Planung wäre die einfachere Alternative. Wenn jedoch auch hier das Investitionscontrolling fehlt, können Unternehmen gar nicht feststellen, ob die Investitionsplanung realitätsnah war oder ob sie überhaupt umgesetzt wurde.

Investitionsplanung als fortlaufendes Projekt: Investitionscontrolling mit Soll-Ist-Abgleich auf Zeit und monatlichem Budgetabgleich

Anders als bei der Investitionsplanung steht beim Investitionscontrolling eher der Projektgedanke im Vordergrund: Was passiert mit der Investition nachdem sie genehmigt ist? Deshalb hilft erst einmal ein Stammdatenblatt, wo Projektleiter, Projektbeteiligte oder Projektstatus vermerkt sind. Wichtiger ist dann hingegen, dass jede Investition eine eindeutige ID-Nummer bekommen muss, die auch im Finanzbuchhaltungssystem bei den Eingangsrechnungen hinterlegt wird. So gewährleisten Sie eine genaue Zuordnung der Zahlungen zu den einzelnen Investitionsschritten. Durch Datenintegration, wie z.B. mit unseren OCT Standardschnittstellen, können die Ist-Daten tagesgenau in eine Bewegungsdaten-Maske hineingeladen werden. Dabei handelt es sich sowohl um Daten aus der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung. Hier besteht dann sogar die Möglichkeit Investitionsbudgets auf verschiedene Perioden zu planen oder in ihnen zu realisieren

Im Zusammenspiel mit der Finanzplanung oder dem Finanzcontrolling: Mit Investitionscontrolling das Unternehmen steuern

Wie lässt sich nun das Unternehmen mit Hilfe von Investitionscontrolling besser steuern? Hier ein paar der wichtigsten Erkenntnisse, die Ihnen bestimmte Handlungsoptionen bieten.

1. Wieviel Investitionsbudget ist noch übrig?

Egal, wie genau man plant, die Realität sieht meist oft anders aus. Da verzögert sich die Anschaffung eines bewilligten Investitionsguts oder der tatsächliche Kostenvoranschlag ist teurer als ursprünglich geschätzt. Je akribischer Sie solche Verschiebungen oder Veränderungen der Investitionsbeträge überwachen, umso genauer haben Sie reale Mittelabflüsse kurzfristig im Blick – besonders wenn die Liquidität im Fokus steht.

Mit einem genauen Fokus aufs tatsächliche Investitionsbudget können auch Prioritäten von Investitionen angepasst werden. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel das Investitionsgut mit Priorität 1 erst später geliefert werden kann, aber ein Investitionsgut mit Prio 2 vielleicht sofort verfügbar ist. Ebenso wissen Sie, ob Investitionsgüter überhaupt bestellt werden und Sie das Investitionsbudget voll ausgereizt haben oder dort vielleicht noch Kapitalreserven schlummern.

Zu guter Letzt können Sie im nächsten Planungszyklus auf realitätsnahe Daten zurück zu greifen, gerade, wenn regelmäßig Investitionen wie z.B. Maschinen getätigt werden. Umso genauer wird die nächste Planung.

2. Investitionen zum richtigen Zeitpunkt tätigen

Mit einem genauen Investitionscontrolling lässt sich auch der finanziell beste Zeitpunkt im Jahr bestimmen, wann eine Investition getätigt werden sollte. Das kann einerseits in Abstimmung mit dem Finanzcontrolling ein Zeitpunkt sein, an dem die Liquidität besonders gut ist oder gerade viel Umsatz gemacht wurde. Im Umkehrschluss erkennen Sie auch Liquiditätsengpässe oder eine kurzfristig unpassende Finanzlage schneller. Sie können Investitionen so rechtzeitig verschieben, um das Unternehmensergebnis nicht noch mehr zu belasten. Andererseits kann vielleicht auch die Preisentwicklung am Markt beobachtet und damit der ideale Zeitpunkt für einen Preisnachlass abgepasst werden.

3. Effekte von Investitionen erkennen und wie sie sich auszahlen

Investitionen dienen in erster Linie der Zukunftssicherung des Unternehmens und damit auch oft der Wettbewerbssteigerung. Gerade wenn neue Maschinen angeschafft werden, dann erhoffen sich Unternehmen auch ein Umsatzwachstum durch höhere Produktivität. Doch dies stellen Sie ebenfalls nur durch ein Investitionscontrolling fest. Ein einfacher Weg wäre hier, die Daten zu produzierten Stückzahlen und dem Verkauf in Beziehung zur Investitionssumme zu setzen. Wer es genauer wissen will, der sollte Produktionszahlen genau auf das Investitionsgut bzw. die Investitionsnummer zurückverfolgen können.
 

Realitätsnahe Investitionsplanung durch effizientes Einsammeln von Daten durch Kostenstellenleiter sowie mehr Transparenz

Nicht nur durch Investitionscontrolling unterziehen Sie ihre Investitionsplanung einem Realitätstest, sondern auch durch dezentrales Einsammeln von Investitionsanträgen durch Kostenstellenleiter. Denn diese sind schon im Planungszyklus näher an der Realität dran. Denn wer weiß besser, welche Investitionen zu tätigen sind als die Mitarbeiter, die operativ arbeiten. Wenn Sie sich vor diesem Aufwand bisher gescheut haben oder beim Versuch bereits zu viel Zeit beim Zusammenfügen aller Excel-Listen-Investitionsanträge vergeudet haben, dann gibt es auch hier Hoffnung. Das Einsammeln dieser Investitionsanträge kann schon viel effizienter ablaufen, wenn es über eine Weboberfläche geschieht und die Daten dann direkt in einer Datenbank gespeichert werden. Von dort aus können sie dann auch einfacher von anderen Lösungen für das Investitionscontrolling weiterverarbeitet werden.

Bei unserer Lösung OCT Investitionsplanung erfassen Kostenstellenleiter berechtigungsgesteuert Investitionsanträge dezentral im Web-Client. Alle Daten werden in einem zentralen Data Warehouse gesammelt, wohin bei Bedarf auch die Ist-Finanzdaten der Eingangsrechnungen – idealerweise gemappt auf die Investitions-ID – integriert werden. Durch simulierte Workflows können das Controlling oder die Anlagenbuchhaltung die Investitionsvorschläge mit weiteren Informationen ergänzen. Dies bildet dann die ideale Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. In Zusammenspiel mit dem anschließenden Investitionscontrollings können die Schritte des Einkaufs, der Inbetriebnahme und sogar des Monitorings im fortlaufenden Betrieb auch transparent verfolgt und gesteuert werden. Gleichzeitig ist es den Kostenstellenleitern möglich, das Ergebnis jeden Schritts per Leserechte transparent mit dem Webclient zu verfolgen. So bleibt z.B. immer ersichtlich, welche Investitionen von der Geschäftsführung bewilligt wurden oder aus welchem Grund auch nicht. Das fördert auch die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter weiterhin an der Investitionsplanung mitzuwirken.

Sie möchten mehr über unsere Lösungen zur Investitionsplanung und zum Investitionscontrolling erfahren? Dann zeigen wir Ihnen diese gern in einer Webdemo. Kontaktieren Sie uns über das Formular auf der linken Seite.