Liquiditätsmanagement ist in der derzeitigen Corona Krise für viele Unternehmen das A und O. Umsatzeinbrüche lassen sich nur durch verstärktes Kostenmanagement abfangen. Da viele Sachkosten vertragsgebunden sind, kann jetzt ein detailliertes Vertragscontrolling dabei helfen, die Liquidität ihres Unternehmens zu verbessern.

Die Corona Krise erhebt das Liquiditätsmanagement für alle Unternehmen zur höchsten Priorität. Bei fehlenden Einnahmen geraten automatisch die Ausgaben in den Fokus. In solchen Zeiten macht auch Kleinvieh viel Mist. Doch wer hat schon den Überblick über alle vertragsgebundenen Sachkosten in einem mittelständischen Unternehmen ab 100 Mitarbeiter? Welche Zahlungen stehen in der nächsten Zeit an? Welche Verträge sind zwingend nötig und welche schon längst überflüssig? Und wo kann eine Zahlung vielleicht verschoben oder gestundet werden? Ein detailliertes Vertragscontrolling kann die Antworten dafür geben. Und eine Excel-Liste muss nicht unbedingt der effizienteste Weg sein, den Sie dafür gehen können.

Abteilungsübergreifend vertragsgebundene Kosten aufspüren: Liquiditätsmanagement in der Corona Krise hängt von Vertragsdetails ab

Verschaffen sie sich zuerst einen Überblick über alle bestehenden Verträge ihres Unternehmens. In liquiden Zeiten wird diese Verwaltungstätigkeit gerne vernachlässigt, aber jetzt ist sie unumgänglich. Etwas mehr Zeit ist dafür jetzt auch gegeben. Starten sie mit den Verträgen, die regelmäßige, meist monatliche Zahlungen nach sich ziehen wie z.B. Mietverträge, Strom- und Wasser Telekommunikationsverträge, Leasingverträge, Reinigungsverträge usw.. Durchforsten sie sicherheitshalber die letzten Kontoauszüge nach regelmäßigen Zahlungen, die ihnen nicht gleich in den Sinn gekommen sind. Dann weiten sie ihre Suche nach größeren Zeiträumen, wie quartalsweise oder jährliche Zahlungen aus, wie z.B. Softwarewartungsverträge, ÖPNV-Abokarten, Zeitungsabonnements o.ä.

Wichtig ist nicht nur, dass sie diese Verträge aufspüren und in einer Excel-Liste auflisten. Sondern auch die Vertragsdetails wie Kündigungsfristen, Zahlungsdatum und Zahlungsziel, aber auch den Unternehmensbereich, wie viele Benutzer eine Software hat und der Nutzen, der dahintersteht, sollte aufgeführt werden. Gerade in größeren, mittelständischen Unternehmen kann es vorkommen, dass viele Abteilungen dasselbe Tool nutzen, aber unterschiedliche Verträge abgeschlossen haben oder für gleiche Tätigkeiten unterschiedliche Tools nutzen. Ein abteilungsübergreifendes Vertragscontrolling bringt hier mehr Transparenz und damit sowohl Kostenkontrolle als auch Nutzungskontrolle.

Doch anstatt verschiedentlich zusammen getragene Excel-Listen mit Vertragsdetails in eine Liste zu packen, geht die dezentrale Datenerhebung mit einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung wie z.B. mit OCT viel effizienter.

Mit Vertragscontrolling die Kündigungsfristen und Zahlungsabflüsse im Blick: Liquidität verbessern durch Vertragskündigungen oder Verhandlungen

Haben sie alle Verträge und deren Details zusammengetragen, dann können sie jetzt nicht nur die vertragsgebundenen Gesamtkosten sehen, sondern auch, wann, welche Zahlungen in welcher Höhe in nächster Zeit anstehen. Eine Übersicht über die Kündigungsfristen zeigt ihnen, welche Verträge sie zudem sehr schnell kündigen könnten und wieviel Kosten dadurch einzusparen sind. Das hilft Ihnen dann auch ihre Kosten zu steuern und damit die Liquidität zu verbessern. Dabei sollten sie nach Nützlichkeit der Verträge sowie die Anzahl von Mitarbeitern, die von einer Einschränkung durch die Kündigung betroffen wären, abwägen. So macht es vielleicht Sinn, die Monatskarten für den ÖPNV erst einmal zu kündigen, da Mitarbeiter im Homeoffice sie derzeit nicht benötigen. Ebenso sind Softwarewartungsverträge bei unkritischem Einsatz der Lösung tatsächlich erst einmal auch verzichtbar. Wir sprechen hier als Software-Dienstleister aus eigener Erfahrung.

Je detaillierter ihr Vertragscontrolling auch die monatlichen Kostenflüsse abbildet, umso genauer können sie Szenario-Rechnungen für ihr Liquiditätsmanagement in der Corona Krise durchführen. Denn wenn eine Kündigung möglicherweise nicht möglich ist, dann hilft vielleicht eine Verhandlung des Zahlungsziels oder die Stundung der Vertragskosten mit ihrem Vertragspartner. Doch dafür sollten sie genau wissen, welche Spielräume sie haben und benötigen. Denn aufgeschoben heißt ja nicht aufgehoben. Sondern alle Kosten stehen dann später auf einmal an. Auch das kann ihre Liquidität gerade in der Anfangsphase nach der Corona Krise stark belasten. Möglicherweise ist eine Teilzahlung dann die bessere Alternative. Da jetzt alle im gleichen Boot sitzen, können sie sicher sein, dass ihre Verhandlungspartner gesprächsbereit sein werden. Doch aus sie müssen die eigene Liquidität im Auge behalten.

Entdecken sie mit detailliertem Vertragscontrolling als Ergänzung zum Liquiditätsmanagement in der Corona Krise ihre vorhandenen Spielräume um ihre Liquidität zu verbessern – auch ganz ohne Excel-Aufwand, denn es gibt bereits gute vorgefertigte Lösungen.