Die Personalkostenplanung wird immer noch gern aggregiert und in Excel durchgeführt, obwohl flexible Lohnmodelle als Pluspunkt im Employer Branding neue Bewerber anlocken. Um beides zur Deckung zu bringen, muss die Personalplanung pro Mitarbeiter durchgeführt werden. Dabei kann sich das Controlling und die Personalabteilung auch so manche Excel-Listen-Schlacht sparen.

Das Employer Branding zahlreicher Unternehmen lockt damit: Flexible Lohnmodelle für die Mitarbeiter, um als Arbeitgeber attraktiv und wettbewerbsfähig am Markt zu bleiben. Doch Personalkostenplanung pro Mitarbeiter? Fehlanzeige! Nicht nur, dass unter anderem dadurch die Plan-Zahlen (sofern geplant wird) oft entfernt von der Realität liegen. Sondern auch die weit verbreitete Excel-Listen-Schlacht der Personalkostenplanung sowie deren Konsolidierung im Zuge der Datenweiterverarbeitung raubt der Personalabteilung und dem Controlling Zeit und Nerven.

Personalkostenplanung pro Mitarbeiter zu aufwendig?

Warum wird trotz Verwendung von flexiblen Lohnmodellen die Personalkostenplanung pro Mitarbeiter selten so genau durchgeführt? Vermutlich, weil es sowohl für das Controlling als auch die Personalabteilung jeweils zu aufwendig erscheint. Wo das Controlling die Kostenbrille aufhat, fehlt oft das Wissen, mit welchen Vergütungs- oder Anreizmodellen bestehende Mitarbeiter motiviert oder neue Mitarbeiter gewonnen werden können. Der Personalabteilung hingegen fehlt oft das Kostenverständnis und die Übersicht, wie sich bestimmte Lohnmodelle von Planstellen auf die Gesamtkosten auswirken können. Die Zusammenarbeit von beiden beschränkt sich oft auf das Hin- und Herschicken von oftmals unterschiedlichen Excel-Listen, die an einer Stelle mit Zeitaufwand konsolidiert werden müssen. Das Resultat: Die Werte der Personalkostenplanung glänzen in einem Plan-Ist-Vergleich mit Abweichungen.

Dabei kann diese Krux der flexiblen Lohnmodelle und Personalkostenplanung pro Mitarbeiter einfach gelöst werden – ganz ohne Excel-Schlacht und mit standardisierten, leicht integrierbaren Daten. Die OCT Solution Personalkostenplanung nutzt zum Beispiel die bekannte und eben vertraute Excel-Oberfläche. Doch die Daten werden nach einem festen Schema standardisiert eingegeben und zentral in einer Datenbank gespeichert. Die Lösung ist von Grund auf so konzipiert, dass Personalkosten pro Mitarbeiter geplant werden können, im Standard mit Templates zu Vollzeitstellen und sogar Stundenkräften. Diese sind auch einfach vom Nutzer anzupassen, falls mehr Daten erfasst werden müssen. Aber auch ganz individuelle Lohnmodelle, die neben einem gleichen Grundgehalt für alle ebenso individuelle Faktoren, wie die Ausbildung, Grad der Verantwortung, Dauer der Unternehmenszugehörigkeit oder den Unternehmenserfolg einbeziehen, könnten damit abgebildet und geplant werden. Ihre guten Erfahrungen mit dem Model hat z.B. das Unternehmen Apps with Love hier beschrieben.

Gemeinsame, dezentrale Personalkostenplanung pro Mitarbeiter durch Kostenstellenverantwortliche denkbar

Durch die Mehrbenutzerfähigkeit, sowohl im Excel- als auch im Webclient, ist es möglich, dass das Controlling und die Personalabteilung mit einer Lösung gemeinsam arbeiten. Denn dann können nicht nur einzelne Gehaltsbestandteile pro Mitarbeiter genau geplant werden, sondern auch Termine sowie Resultate von z.B. Mitarbeitergesprächen oder Ein- oder Austrittsverhandlungen dokumentiert werden. Um das Controlling und die Personalabteilung ein Stück weit zu entlasten, wäre damit auch eine dezentrale Personalkostenplanung durch die Abteilungs- oder Kostenstellenleiter denkbar.

Doch auch eine genaue Personalkostenplanung pro Mitarbeiter ist nur realitätsnah, wenn sie auch die Ist-Daten mit einbezieht. Gerade, wenn es um eine rollierende Planung geht, sind aktuelle Personaldaten aus den entsprechenden Systemen unabdingbar. Diese sollten bestenfalls immer schnell und ohne viel Aufwand aktualisiert werden können. Dies geht am besten mit Standardschnittstellen, wie wir sie mit OCT anbieten und damit schon viele gängige HR-Module von ERP-Systemen wie z.B. DATEV Lodas, Sage HR oder SAP-HCM-PY oder spezielle Systeme der Personalwirtschaft wie z.B. P&I Loga oder Kidicap an die Personalkostenplanung angebunden haben.

Die Krux muss also gar keine sein, wenn man den richtigen Planungsansatz und ein entsprechendes System zur Unterstützung hat.

Planen Sie Ihre Personalkosten pro Mitarbeiter? Wenn nein, warum nicht? Lassen Sie es uns in der Kommentarspalte wissen.