Die Abbildung der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen in Excel und sogar handschriftlich war wie bei vielen Unternehmen der Sozialwirtschaft auch beim EJF gängig. Dies bedeutete aber einen hohen Aufwand und ein gewisses Fehlerpotenzial verschiedene Datenformate zusammenzufügen. Mit OCT gelingt dem EJF jetzt bereits im 3. Jahr eine dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung, die mehr als doppelt so schnell und vor allem sicher durch eine zentrale Datenbasis ist.

Immer gerne noch mit Excel: Die Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen wird oft mit dem beliebten Tabellenverarbeitungsprogramm bewältigt. Grund dafür ist sicher auch, dass gerade in der Sozialwirtschaft Wirtschaftsdaten dezentral aus verschiedenen Einrichtungen und Häusern erhoben werden müssen, die nur Board-Mittel zur Verfügung haben. Auch die Schulung für eine andere Softwarelösung erscheint zu aufwendig, wenn der Wirtschaftsplanungsprozess nur einmal im Jahr durchgeführt wird. Doch der Zeitaufwand und das Risiko von Fehlern beim Zusammenführen diverser Excel-Listen ist nicht zu unterschätzen. Das bemerkte auch das EJF, welches den Wirtschaftsplanungsprozess schon immer dezentral organisiert hat, aber dabei sehr individuell vorging.

Auf der Suche nach Optimierung: Individuelle, handschriftliche oder Excel-Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF

Nicht nur die Form der Datenerfassung im Zuge der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen vom EJF war individuell und reichte von Excel-Listen bis hin zu handschriftlichen Notizen. Sondern auch die Form und der Aufbau der Planung war höchst individuell. Dies führte zu einem enormen Aufwand, die verschiedenen Formen und Arten in eine einheitliche Excel-Liste zusammenzuführen. Ein erster Schritt der Optimierung war dann eine gemeinsame Excel-Liste, die aber auch durch Änderungen der Formatierung keine verlässliche Datenhaltungsquelle war. Letztendlich bot OCT mit ihrer Excel-nahen Oberfläche aber zentralen Datenspeicherung in einer Datenbank die flexible aber sichere Alternative für die Wirtschaftsplanung vom EJF.

Um einen schnellen Projektstart in 2016 zu realisieren, wurde OCT anfangs in einer Cloud-Umgebung aufgebaut, die der EJF aber 2017 durch eigene Ressourcen abgelöste. Von einem System zur einfachen Erfassung von GuV-Plandaten auf Kostenstellenebene mauserte es sich in den Folgejahren zum umfassenden Tool für Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen mit Sachkostenplanung, Erlösplanung und Investitionsplanung. Dabei bewies es sowohl seine Flexibilität im Bereinigungsprozess der Kostenstellenstruktur als auch seine Vielseitigkeit im Einsatz als Vertragsmanagement-Tool für Miet-, Erbpacht-, und Darlehensverträge außerhalb der Wirtschaftsplanung. Im einmal im Jahr stattfindenden, dezentralen Planungsprozess erfassen nun etwa 100 Kostenstellen-Leiter ihre Planzahlen für etwa 700 Kostenstellen im Excel- oder Webclient von OCT, wobei einige davon auch zentral geplant werden.

Mehr zum Projekt lesen Sie hier in der Saxess Story der EJF gAG.

Nicht mehr 9 sondern 3 Monate: Dezentrale, Excel-nahe Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen ist mit OCT schnell, flexibel und sicher

Nach mittlerweile 3 Planungszyklen mit OCT und diversen Anpassungen zur Optimierung des Planungsprozesses liegen die Vorteile für das EJF klar auf der Hand, denn nicht nur der Prozess der Wirtschaftsplanung sozialer Einrichtungen an sich konnte merklich verkürzt werden, sondern auch in vollem Umfang von der Flexibilität und Einfachheit des Systems profitiert werden. Das bedeutet im Einzelnen:

• Verkürzung des dezentralen Planungsprozesses mit 3 Mitarbeitern im Controlling von 9 Monaten auf 3 Monate
• Umfassende und akkuratere Wirtschaftsplanung mit der Berücksichtigung der Aspekte Erlöse und Investitionen, perspektivisch von Sachkosten & Verträgen
• Mehr Flexibilität & Eigenständigkeit durch eigene Anpassung oder Erstellung von Planungsmasken
• Höhere Qualität der Planungsdaten, da realitätsnah und medienbruchfrei eingesammelt
• Hohe User-Akzeptanz durch Excel-nahe Oberfläche
• Hohe Transparenz im Planungsprozess, da jeder jederzeit in der Planungsphase nachschauen und ggf. noch Korrekturen vornehmen kann.

In der langjährigen Zusammenarbeit mit Saxess Software hat sich ein gutes Modell der Zusammenarbeit eingespielt, die durch einen festgelegten, planerischen Rhythmus bestimmt wird, der angenehm für beide Seiten ist, aber auch durch ein gutes Projektmanagement von Seiten des EJF lebt. Weiterhin lobt das EJF die Reaktionsschnelligkeit, die Fachkompetenz sowie die Lösungsorientiertheit auf Seiten von Saxess Software.

Sie gestalten derzeit noch Ihre Wirtschaftsplanung mit Excel, wünschen sich aber mehr Sicherheit und Schnelligkeit in dem Prozess? Testen Sie OCT jederzeit und unverbindlich im Browser.