Rolling Forecasts sind das Controlling-Instrument der Stunde, wenn sie aufgrund der Corona-Krise das Unternehmen auf Sicht steuern müssen. Dafür brauchen sie oft tagesaktuelle Ist-Daten, die am effizientesten per Datenintegration aus Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-Systemen integriert werden können. Doch was ist, wenn die Buchhaltung nur mit Versatz bucht? Dann können Zusatzbuchungsjournale die Hochrechnung im Controlling aktueller halten.

Die Corona-Krise hat wahrscheinliche jede Unternehmensplanung für das Jahr 2020 zunichte gemacht oder zumindest einmal kräftig durchgewirbelt. Niemand weiß so genau, welche kurz- oder langfristigen Auswirkungen der Lock-Down der Wirtschaft auf das eigene Unternehmen haben wird. Deshalb muss die derzeitige Unternehmensplanung realitätsnäher, kurzfristiger und Szenario-affiner werden. Rolling Forecasts sind da eine bewährte Ergänzung. Doch sowohl der manuelle Import von Ist-Finanzdaten per CSV- oder Excel-Export als auch eine Buchhaltung in Kurzarbeit bringen den rollierenden Forecast ins Stottern. Mit den folgenden zwei Lösungen bringen sie ihre Hochrechnung im Controlling jedoch wieder ins Rollen.

Mit Rolling Forecasts näher an der Realität: Datenintegration durch Standardschnittstellen für einen automatisierten Prozess

Rolling Forecasts klingen nicht nur danach, dass sie automatisch Planungswerte aufgrund von Ist-Daten fortschreiben, sie sollten es auch tun. Dafür bildet aber eine Datenintegration per Schnittstelle aus dem Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-System eine notwendige Grundlage. Diese kann die Ist-Werte komplett automatisiert über Nacht für die rollierende Hochrechnung im Controlling bereit stellen. Bei uns übernehmen das die über 100 OCT-Standardschnittstellen z.B. zu DATEV, Navision, Diamant usw. Andererseits bildet unser Data Warehouse mit einem ausgereiften Datenmodell die benötigte, standardisierte Datenbasis. So können wir nicht nur die Belastung beim Lesezugriff auf das Vorsystem geringhalten. Sondern wir gewährleisten damit auch die strukturierte Zusammenführung von Ist-Finanzdaten aus unterschiedlichen Vorsystemen.

Wer eine schnelle Buchhaltung hat, die untertägig bucht, und auch im Laufe des Tages seinen Rolling Forecast füttern möchte, der muss auch nicht unbedingt auf die nächtliche Datenaktualisierung warten. Zusätzlich können sie unsere Schnittstellen auch über eine Weboberfläche Ad-hoc ansteuern und den Datenexport direkt aus der Controlling-Abteilung starten. Um auch dabei die Belastung auf das Vorsystem gering zu halten und den Prozess zu verkürzen, können dediziert nur bestimmte Gesellschaften oder Monate für die Datenübernahme ausgewählt werden. Damit aktualisiert sich die Hochrechnung im Controlling auch per Knopfdruck.   

Träge oder verhinderte Buchhaltung: Zusatzbuchungsjournale im Controlling halten die Hochrechnung im Controlling aktuell

Was passiert nun, wenn die Buchhaltung viel langsamer bucht? Dies mag ja gerade in der Corona-Krise aufgrund von Kurzarbeit denkbar sein und ist auch ohne diese Umstände nicht so ungewöhnlich. Hier können jedoch einfache Zusatzbuchungsjournale helfen, um den Buchungsversatz für den Rolling Forecast zu überbrücken. Konkret heißt das, anstehende oder auch erwartbare Buchungen, die das Controlling bereits auf Seite der Einnahmen oder Ausgaben kennt, können mit Buchungsnummer, Buchungstext, Zuordnung zu Kostenstelle sowie Sachkonto, und Wert ggf. getrennt nach Soll und Haben in einer Liste vermerkt werden. Gerade bei Investitionen liegt auch eine spezifische Zuordnung zu Monaten und Jahren nahe.

Sobald die Ist-Daten für die realen Buchungen feststehen, übersteuern sie klassischerweise die Zusatzbuchungen. Ist eine Buchung einmal nicht korrekt, dann dienen Zusatzbuchungen ebenfalls als transparente Korrekturbuchungen. Gerade in der Unvorsehbarkeit der Corona-Krise können so alle Eventualitäten in Form von Zusatzbuchungen vorweggenommen und somit der Forecast so realitätsnah wie möglich gestaltet werden.

Aufgrund der Einfachheit eines solchen Zusatzbuchungsjournals legen viele Controller dieses natürlich schnell mit Excel an. Sofern sie auch die rollierende Hochrechnung im Controlling mit Excel abbilden, ist dieses Vorgehen nachvollziehbar. Doch sollen dann nachträglich die übergangsartigen Zusatzbuchungen zu den tatsächlich stattgefunden Buchungen zugeordnet werden, entstehen wieder sehr viel manueller Mehraufwand sowie Fehlerpotentiale. Wenn sie Zusatzbuchungsjournale jedoch mit einer datenbankbasierten, aber Excel-nahen Lösung wie OCT erstellen, dann landen auch diese Werte in derselben standardisierten Datenbasis eines Data Warehouses. So können sie zurückliegende Korrekturbuchungen ohne viel Excel-Listen-Werk transparent nachvollziehen und der Rolling Forecasts hat die ideale Fahrbahn zum automatischen Losrollen.