In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist eine effektive Teamarbeit von entscheidender Bedeutung. Egal ob Sie im Controlling oder in der IT tätig sind: es ist essenziell, dass Sie a) immer auf die richtigen Informationen Zugriff haben und b) immer auf dem gleichen Stand sind wie Ihre Kollegen und Kolleginnen. Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Spätestens seit Corona ist es zu dem Tool schlechthin für dezentrale Zusammenarbeit geworden. Besonders hilfreich sind dabei die Möglichkeiten zur Softwareintegration, mit denen Sie externe Tools und Anwendungen nahtlos in Teams integrieren. So vermeiden Sie das hin und her schicken von Dokumenten und Tabellen und sparen sich viel Zeit und Fehler.

Die wichtigsten Vorteile von Softwareintegration mit Teams

1. Zentralisierung der Kommunikation: Durch die Integration Ihrer bevorzugten Tools und Anwendungen in Teams bündeln Sie Ihre gesamte Kommunikation an einem Ort. Das bedeutet weniger Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen und einen besseren Überblick über alle relevanten Informationen. Als Controller greifen Sie beispielsweise direkt in Teams auf Ihre Finanzdaten zu und teilen diese mit Ihrem Team. In der IT zentralisieren Sie Informationen über Entwicklungsprojekte und behalten so stets den Überblick.
   
2. Verbesserte Zusammenarbeit: Die Integration von Software in Teams ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit. Sie bearbeiten Dokumente gemeinsam, verfolgen Aufgaben und arbeiten in Echtzeit zusammen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen hin und her wechseln zu müssen. Im Controlling können Sie beispielsweise Finanzberichte erstellen und diese direkt in Teams freigeben. In der IT planen Sie Entwicklungsprojekte, weisen Aufgaben zu und verfolgen den Fortschritt, während Sie mit Ihrem Team in MS Teams kommunizieren.
   
3. Automatisierung von Arbeitsabläufen: Durch die Verknüpfung von Tools wie Projektmanagement-Software oder CRM-Systemen können Sie Arbeitsabläufe automatisieren und repetitive Aufgaben reduzieren. Ihr Controlling kann Finanzdaten nahtlos in Teams analysieren und Berichte automatisch generieren lassen während die IT Entwicklungsprozesse, wie z.B. die Erstellung von Builds oder die Durchführung von Tests, automatisiert. Dies spart Zeit und minimiert Fehler.
   
4. Personalisierung und Anpassung: Teams ist nach Ihren individuellen Anforderungen anpassbar und personalisierbar. Sie können Erweiterungen und Add-Ins hinzufügen, um Funktionen zu erweitern und Ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden. Im Controlling erstellen Sie Dashboards, um wichtige Kennzahlen und Grafiken in Teams anzuzeigen.

Anwendungsbeispiele

Im Folgenden finden Sie einige detaillierte Beispiele für Tools, Plugins und Softwareintegration, die Ihnen im Controlling und in der IT helfen können:

1. Controlling: Tools wie Power BI, Excel oder verschiedene ERP-Systeme sind in Teams integrierbar.
   • Beispiel Power BI: Sie erstellen interaktive Dashboards, um Finanzdaten und KPIs in Echtzeit anzuzeigen. Sie können Berichte und Analysen direkt in Teams freigeben und mit Ihrem Team diskutieren.
   • Mit der Integration von Excel können Sie Finanzmodelle erstellen, Daten importieren und analysieren sowie Berechnungen durchführen. Sie teilen Tabellen und Diagramme direkt in Teams und bearbeiten diese dort gemeinsam.
   • Die Integration von ERP-Systemen ermöglicht es Ihnen, Finanzinformationen direkt in Teams abzurufen, wie zum Beispiel Umsatzzahlen, Bestände oder Kosten. Sie können Finanzberichte generieren und wichtige Informationen mit Ihrem Team teilen.
     
2. IT: In der IT können Sie Projektmanagement-Tools wie Jira, Azure DevOps oder GitHub in Teams integrieren. Durch die Integration von Jira können Sie Entwicklungsprojekte planen, Aufgaben verwalten und den Fortschritt verfolgen. Sie weisen Aufgaben direkt in Teams zu und informieren Teammitglieder über Aktualisierungen. Mit der Integration von Azure DevOps können Sie den gesamten Entwicklungsprozess von der Anforderungsverfolgung über die Versionskontrolle bis hin zur Bereitstellung in Teams verwalten. Sie starten Builds, führen Tests durch und erhalten Feedback direkt in Teams. Die Integration von GitHub ermöglicht es Ihnen, Codeänderungen zu verfolgen, Probleme zu melden und Pull Requests zu überprüfen, während Sie in Teams kommunizieren.
   
3. CRM-Integration: CRM-Systeme wie Salesforce sind in Teams integrierbar. Dadurch haben Sie direkten Zugriff auf Kundeninformationen und Aktivitäten. Vertriebsdaten, Kundenerfolge und Marketingkampagnen werden in Teams angezeigt und analysiert. Sie können Kundenkonten und -kontakte verwalten, Leads verfolgen und wichtige Informationen mit Ihrem Team teilen.
   
4. Webanwendungen: Auch Webanwendungen, die im Browser bedient werden, lassen sich häufig in Teams integrieren (nur bei HTTPS). Begeben Sie sich dafür in eines Ihrer Teams, klicken Sie in der Kopfleiste auf das +, wählen Sie die App Website und geben Sie die URL ein. Der entsprechende Webdienst erscheint nun in Ihre Kopfzeile. So integrieren Sie beispielsweise OCT – Das Schweizer Taschenmesser des Controllings in Ihre Gruppen und erledigen Ihre Controlling direkt in Teams.

Fazit

Die Integration externer Software in Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Vorteilen für das Controlling und die IT. Durch die zentralisierte Kommunikation, verbesserte Zusammenarbeit, Automatisierung von Arbeitsabläufen und Anpassungsmöglichkeiten können Sie Ihre Teamarbeit optimieren und effizienter gestalten. Nutzen Sie die verfügbaren Integrationen und passen Sie diese an Ihre spezifischen Anforderungen an. Durch die nahtlose Integration von Tools und Anwendungen in Teams können Sie Ihre Arbeit im Controlling und in der IT effektiv unterstützen und Ihr Team zum Erfolg führen.