Eine Vertriebsplanung in der Pflegebranche erscheint auf den ersten Blick abwegig, da eine auf Gewinne ausgerichtete Unternehmensstrategie wie in der freien Wirtschaft für die Sozialbranche unpassend ist. Trotzdem müssen auch Pflegeeinrichtungen gut wirtschaften, um hohe Qualitätsstandards halten oder am umkämpften Markt bestehen zu können. Dieser Blog-Beitrag widmet sich Gedanken dazu, warum nicht nur die Erlös-, sondern auch die Vertriebsplanung nach Mengengerüsten aufgebaut sein sollte.

Pflegeeinrichtungen sind mit einer Erlösplanung wohl vertraut, denn Sie hilft die Verhandlungen mit dem Kostenträger in die Wirtschaftsplanung zu gießen. Vertriebsplanung in der Pflegebranche erscheint da fast zu viel des Guten in einer Branche, in der das Erfüllen der sozialen Aufgaben das Ziel ist, und nicht die Erwirtschaftung von Überschüssen. Doch auch die sozialen Aufgaben wachsen und was tun, wenn die Verhandlungen mit dem Kostenträger nicht zum gewünschten Ergebnis führen? Da erscheint eine Vertriebsplanung z.B. von einzelnen Pflegemodulen der bessere Weg, als bestimmte Angebote gar nicht mehr anbieten zu können.

Erlös- sowie Vertriebsplanung in der Pflegebranche gewöhnlich pro Umsatz – Plan-Ist-Abweichungen oft schlecht zu analysieren

Doch wie so eine Vertriebsplanung für die Pflegebranche aufsetzen? Gewöhnlich herrscht die Umsatz-orientierte Perspektive bei der Erlösplanung vor, da so ja auch die Verhandlungen mit dem Kostenträger geführt werden. Da geht es um die Zahl und weniger um die Menge. Eine Vertriebsplanung analog dazu scheint logisch. Doch das rächt sich spätestens bei einem Plan-Ist-Vergleich, in dem Abweichungen auf der Umsatzseite zwar zu erkennen aber nicht genau zuzuordnen sind. Die Fragen, welches Pflegemodul vielleicht gerade nicht so nachgefragt ist, wie viele Bewohner einer bestimmten Pflegestufe vielleicht zur Planerfüllung fehlen und wie viel dafür qualifiziertes Personal auf andere Pflegestufen verteilt werden muss bleiben damit unbeantwortet. Die Antworten dafür bieten eine detaillierte Erlös- und Vertriebsplanung pro Menge und einzelne Pflegemodule.

Detaillierte und mengenbasierte Erlös- und Vertriebsplanung in der Pflegebranche: Geht doch am Besten mit Excel, oder? Und ein regelmäßiger Plan-Ist-Vergleich ist doch viel zu aufwendig, nicht?

Wer jetzt bei einer Erlös- und Vertriebsplanung pro Menge als erstes an Excel denkt, hat nicht ganz unrecht. Viele ERP-Systeme bieten nur rudimentäre Planungsmöglichkeiten und gehen selten auf so eine Detailebene wie die Menge herunter, es sei denn, es ist für Industrie- und Fertigungsunternehmen gemacht. Doch dies ist dann meist von den Funktionen her so umfangreich, dass sie für den Fall Pflegebranche damit mit Kanonen auf Spatzen schießen würden. Auch etablierte Controlling- und Planungssysteme werden standardmäßig eher die Umsatz-orientierte Sicht verfolgen, maximal vielleicht eine gleiche Verteilung auf alle Pflegemodule unterstützen, jedoch nicht eine individuelle Mengenplanung, basierend auf den Ist-Werten. Also bietet sich Excel an, wenn nicht eh schon für die Erlös- oder Vertriebsplanung genutzt. Doch auch hier gibt es Nachteile, angefangen beim Hin- und Herschicken und Konsolidierung von diversen Listen, wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind bis hin zu Berechnungsfehlern bei großen Datenmengen, wenn z.B. viele historische Daten noch erfasst sind.

Auch die Erstellung eines regelmäßigen Plan-Ist-Vergleichs ist oft unverhältnismäßig aufwendig, wenn Ist-Daten aus verschiedenen Systemen händisch exportiert und in Excel konsolidiert werden, um dann in ein Controlling- oder Auswertungssystem hochgeladen zu werden, in dem der Plan-Ist-Vergleich dargestellt wird. Oder auch hier bleibt man dann vielleicht gleich in Excel, doch der Exportaufwand bleibt ähnlich hoch.

OCT bietet Excel-nahe Erlös- und Vertriebsplanung auf Mengenbasis und Ist-Datenintegration auf Knopfdruck

Mit unserer Excel-nahen Lösung OCT lassen sich vielfältige Detailplanungsszenarien umsetzen wie z.B. eine einfache GuV-Planung, Personalplanungen pro Person und die Vertragsverwaltung zur besseren Sachkostenplanung. Aufgrund des hohen Detailgrads lässt sich auch eine mengenbasierte Erlös- und Vertriebsplanung für die Pflegebranche einfach umsetzen, die dazu noch hoch integriert ist. So werden die Ist-Daten automatisiert auf Knopfdruck oder per nächtlichem Batchjob mit Standardschnittstellen aus über 100 ERP in OCT übertragen. Dort kann dann die Erlös- und Vertriebsplanung pro Menge dezentral per Webclient oder zentral per Excel-Client vorgenommen werden – ganz ohne Excel-Listen-Dschungel. Der stets aktuelle Plan-Ist-Vergleich kann dann bequem im OCT-Webclient jederzeit und überall dargestellt werden – bei Bedarf auch nach Berechtigungskonzept gesteuert. Ein Zeitgewinn findet nicht nur durch die nahtlose Integration der Ist-Daten statt, sondern auch durch das einfache, dezentrale Planen mit einem Single Point of Truth – das Saxess DataWarehouse mit dem Datenmodell für Finanzen und Controlling.

Haben Sie schon einmal über mengenbasierte Erlös- oder Vertriebsplanung nachgedacht oder bilden sie schon in Excel oder in einem anderen Tool ab? Dann berichten Sie gern in unseren Kommentaren über Ihre Erfahrungen.