Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften in unterschiedlichen Ländern ist die permanente Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung ein erheblicher Zeitaufwand. Insbesondere im Bereich der Abgrenzungsbuchungen bedeuten die wechselnden Kurse einige Betragsdifferenzen, die sich negativ auf die Bilanz- oder GuV-Erstellung auswirken können. Besonders bei Quartalsberichten steigt der Arbeitsaufwand bei der Anpassung von Wechselkursen in Zusatzjournalen. Wir zeigen zwei Möglichkeiten, wie diese Hürde genommen werden kann.

1. Möglichkeit der Währungsumrechnung bei der Bilanz- und GUV-Erstellung: Formular zur monatlichen Schlusskurs- sowie Durchschnittskurserfassung und Übertragung in eine Umrechnungstabelle für die Anpassung der Zusatzjournale

Eine Möglichkeit zur einigermaßen automatischen und damit aktuellen Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung liegt in einem Formular zur monatlichen Schlusskurs- und Durchschnittskurserfassung in der eigenen Finanzplanungs- oder Controllinglösung. Wenn also die ausländischen Gesellschaften die Zusatzjournale in der Heimatwährung erfassen, in unserem Fall in unserer Detailplanungssoftware OCT, dann wird monatlich der Schlusskurs und der errechnete Durchschnittskurs in das Formular von Corporate Planner eingepflegt. Dabei wird der Schlusskurs für die Bilanzkonten und der Durchschnittskurs für die GuV-Konten benötigt. Dann können die Daten per Skript von dem Formular in eine Umrechnungstabelle von OCT übertragen werden. Durch eine integrierte Funktion rechnet diese die dort angelegten Zusatzbuchungsjournale automatisch um.

Denkbar wären in diesem Szenario auch ein Kursvortrag und eine Vorprognose der Kursentwicklung aufgrund von Kalkulationen der bereits eingetragenen Werte.

Doch auch hier ist noch etwas manuelle Arbeit notwendig, wenn der Schlusskurs erst recherchiert und der monatliche Durchschnittskurs aus den Tageskursen errechnet werden muss – ohne Frage zeitaufwendig und fehleranfällig. Dies kann mit unserer zweiten Möglichkeit noch weiter verbessert werden.

2. Möglichkeit der Währungsumrechnung bei der Bilanzerstellung und GuV-Erstellung: Tagesaktuelle Wechselkurse aus dem Web mit Power Query einbinden und Zusatzjournalwerte automatisch anpassen

Bei dieser zweiten Möglichkeit ist ein bisschen technisches Geschick gefragt, aber mit der genauen Anleitung von Robert Lochner von Linearis auf seinem Blog – von dem auch wir uns haben leiten lassen – dürfte die Einrichtung auch für Laien kein Hexenwerk sein.

Grundsätzlich werden bei dieser Methode die Wechselkurse tagesaktuell von der Website der Europäischen Zentralbank per XML-Feed von PowerQuery in Excel oder in OCT übertragen. Dabei muss nach der Auswahl aller Felder des XML-Feeds im Power Query Editor die intuitive Listenform in die Felder Datum und Wert mit Dezimalzahl transformiert werden. Bis auf die Textfelder mit den Währungsbezeichnungen können alle anderen Spalten entfernt werden. Danach ist es möglich, sich die Werte in eine Exceltabelle oder auch zusätzlich in ein PowerPivot Datenmodell zu laden und anzeigen zu lassen. Eine Aktualisierung der Wechselkurse findet dann mit dem Befehl „Aktualisieren“ statt.

Wer noch eine visuelle Aufbereitung der Wechselkurse benötigt, behilft sich einfach mit einer Pivot-Tabelle mit einem PivotChart, welches die Kurse auf Tagesbasis visualisiert.

Eine detaillierte Anleitung der Anbindung des XML-Feeds der Europäischen Zentralbank finden Sie auf dem Blog von Linearis.

Haben Sie mithilfe von Power Query schon einmal Ihren Controller-Alltag erleichtert? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.