Oft müssen im Controlling und in der Unternehmensplanung Sachverhalte einkalkuliert werden, die noch nicht in der Finanzbuchhaltung enthalten sind, weil sie sich im Prozess befinden. Sowohl abweichende Abschreibungswerte oder erwartete Lieferantenboni als auch Abgrenzungen für den Ausweis einer zweiten Rechnungslegungsebene (IFRS/HGB) sind gute Beispiele dafür, dass Buchungen erfasst werden müssen, obwohl noch keine Belege dafür vorliegen. Um diesem Buchungs-Dilemma beizukommen, empfiehlt sich die Führung eines Zusatzbuchungsjournals. Doch dies scheint oft mit gängigen Controlling-Software-Lösungen oder Unternehmensplanungssoftware-Lösungen nicht möglich zu sein.

Dabei reicht natürlich das Anlegen einer einfachen Excel-Tabelle, in der folgende Daten aufgeführt sind:

• Buchungsnummer
• Kostenstelle
• Sachkonto
• Buchungstext
• die verwendeten Ebenen (HGB / IFRS)
• Soll und Haben

Parallel zu den tatsächlichen Buchungen mit Belegen, die in der Buchhaltungssoftware auf- und ausgeführt werden, hält der Controller jetzt im Zusatzbuchungsjournal alle Buchungen fest, die sich noch in der Schwebe befinden und zu denen noch keine Belege existieren. Das garantiert eine genauere Ausweismöglichkeit vor und nach Abgrenzungen.

Nun gibt es natürlich Dinge, die der Controller in seinem in Excel erstellten Zusatzbuchungsjournal vermissen wird und die seine Arbeit auf lange Sicht behindern können. Wir haben hier die 3 wichtigsten Hindernisse aufgeführt und wie wir sie mit OCT überwunden haben:

1.      Fehlende Kontrollen

Menschen machen Fehler. Ganz besonders bei der manuellen Erfassung von Daten in Excel-Tabellen. Da verrutscht man beim Eintragen nur einmal in einer Spalte oder Zeile und schon stimmt die gesamte Kalkulation nicht mehr. Dann beginnt eine nerven- und zeitraubende Suche nach dem Fehler. Noch fehleranfälliger wird die Sache, wenn mehrere Zusatzbuchungsjournale für unterschiedliche Zwecke angelegt werden müssen z.B. nach IFRS oder für das Management und zur gleichen Zeit in allen gearbeitet wird.

Wie wir das mit OCT gelöst haben?

• Farbige Kontrollfelder, die die Plausibilität jeder Eingabe am Ende der Zeile anzeigen
• Aktiv- und Passivschaltung von gerade genutzten oder zeitlich aktuellen Zusatzbuchungsjournalen
• Prüfungen, dass Buchungsnummern nicht doppelt verwendet werden und eine gesammelte Buchung besteht

2.      Unflexibel, wenn mehrere Personen daran arbeiten sollen

Nicht nur in Firmen, die mehrere Tochtergesellschaften mit einem jeweils eigenen Controller besitzen, ist eine Gemeinschaftsarbeit an dem in Excel erstellten Zusatzbuchungsjournal nötig, sondern vielleicht auch bei einer stärkeren Einbeziehung von anderen Abteilungen – wenn auch nur als Kontrollinstanz. Da wird dann die Excel-Tabelle auf Reisen geschickt und kehrt im besten Fall in x-verschiedenen Versionen oder im schlechtesten Fall komplett zerschossen zurück. Und noch haariger wird die ganze Sache, wenn mit mehreren Währungen gearbeitet werden muss.

Wie wir das mit OCT gelöst haben?

• Webbasierter Zugriff auf das erstellte Zusatzbuchungsjournal – Änderungen können standardisiert im Webclient vorgenommen werden
• Detaillierte Berechtigungsverwaltung für Ihre Gesellschaftsstruktur
• Mehrwährungsfähigkeit mit der Möglichkeit einfach zwischen den Währungen zu wechseln und automatischer Umrechnung

3.      Auswirkungen der Zusatzbuchungen sind nicht sichtbar

Um eine genaue Unternehmensplanung zu betreiben, wäre es natürlich hilfreich zu sehen, wie sich Zusatzbuchungen dahingehend auswirken. Da das in Excel erstellte Zusatzbuchungsjournal aber nicht mit der Controlling-Software oder der Unternehmensplanungssoftware integriert ist, können diese Effekte nicht sichtbar gemacht werden und der Controller hat nicht die volle Kontrolle über die Auswirkung seiner Zusatzbuchungen.

Wie wir das mit OCT gelöst haben?  

• Zentrale, standardisierte Speicherung der Daten des Zusatzbuchungsjournals in einem Data Warehouse
• Standard-Schnittstellen zu den gängigsten Controlling-, Business Intelligence- und Unternehmensplanungssoftwarelösungen wie z.B. BPS-One, Corporate Planner, Cognos BI, InfoZoom, Jedox BI-Suite, QlikView, Prevero und Tableau
• Live-Datenübermittlung aus dem Data Warehouse für tagesaktuelle, präzise Planungen

Ein Zusatzbuchungsjournal zu führen – egal auf welche Art und Weise – ist ohne Zweifel die beste Möglichkeit, schwebende Controlling-Sachverhalte punktgenau abzubilden und in Planungen einzubeziehen. Über die Art und Weise entscheidet dann nur noch, wie die eigenen Anforderungen sind, wie flexibel man arbeiten möchte und muss und wie hoch der Bedienungskomfort sein soll.

Oder was meinen Sie? Ermöglicht Ihre Controlling-Software oder Unternehmensplanungssoftware das Anlegen von Zusatzbuchungsjournalen und sind Sie damit zufrieden?